La Ley de Seguridad Nacional de 2002 creó un departamento ejecutivo que combina numerosas agencias federales con una misión dedicada a la seguridad nacional. El 1 de marzo de 2003, las autoridades del antiguo Servicio de Inmigración y Naturalización (INS) fueron transferidas a tres nuevas agencias del Departamento de Seguridad Nacional (DHS) de Estados Unidos:

• Servicio de Ciudadanía e Inmigración de Estados Unidos (USCIS);
• Servicio de Aduanas y Protección Fronteriza de Estados Unidos (CBP); y
• Servicio de Inmigración y Control de Aduanas de Estados Unidos (ICE)

Los dos componentes de inmigración de DHS más involucrados con los asuntos discutidos en este manual son USCIS e ICE. USCIS emite la mayoría de la documentación de autorización de empleo para no ciudadanos y administra el Formulario I-9 e E-Verify, que confirma por medios electrónicos la elegibilidad de empleo. ICE hace cumplir las disposiciones de penalización de la Sección 274A de INA, así como otros requisitos de inmigración dentro de Estados Unidos.

Bajo la Ley de Seguridad Nacional, el Departamento de Justicia de Estados Unidos (DOJ) retuvo ciertas responsabilidades relacionadas con el Formulario I-9. En particular, la Sección de Derechos de Inmigrantes y Empleados (IER) de la División de Derechos Civiles del DOJ hace cumplir la disposición contra la discriminación en la sección 274B de la INA, mientras que la Oficina Ejecutiva de Revisión de Inmigración (EOIR) resuelve administrativamente los casos en virtud de las secciones 274A, 274B y 274C (fraude de documentos civiles) de INA.

El Formulario I-9 ha sido la base del proceso de verificación de elegibilidad de empleo desde 1986, cuando los empleadores comenzaron a verificar la autorización de empleo y la identidad de los nuevos empleados bajo IRCA. Para mejorar la precisión e integridad de este proceso, USCIS opera un sistema electrónico de confirmación de elegibilidad de empleo llamado E-Verify.

E-Verify es un sistema basado en la internet que permite a los empleadores y otros participantes confirmar la elegibilidad de sus empleados recién contratados para trabajar en Estados Unidos al comparar electrónicamente la información en el Formulario I-9 del empleado con los registros disponibles en la Administración del Seguro Social (SSA) y DHS. E-Verify es gratuito y está disponible para participantes en los 50 estados, el Distrito de Columbia, Puerto Rico, Guam, las Islas Vírgenes Estadounidenses y la Mancomunidad de las Islas Marianas del Norte.

Los empleadores que participan en E-Verify aún deben completar un Formulario I-9 por cada empleado recién contratado en Estados Unidos. Los empleadores en E-Verify pueden aceptar cualquier documento o combinación de documentos de las Listas de Documentos Aceptables en el Formulario I-9, pero si el empleado elige presentar una combinación de la Lista B y C, el documento de la Lista B (solo identidad) debe tener una fotografía. Los empleados también deben proporcionar su número de Seguro Social en la Sección 1 del Formulario I-9 si su empleador está inscrito en E-Verify.

Si participa en E-Verify, después de completar un Formulario I-9 para su nuevo empleado, usted debe crear un caso en E-Verify que incluya información de las Secciones 1 y 2 del Formulario I-9 del empleado. Después de crear el caso, recibirá una respuesta de E-Verify con respecto a la autorización de empleo del empleado. En algunos casos, E-Verify proporcionará una respuesta de No Confirmación Tentativa (discrepancia). Esto no significa necesariamente que el empleado no esté autorizado para trabajar en Estados Unidos. Más bien, significa que E-Verify no puede confirmar inmediatamente la autorización del empleado para trabajar en Estados Unidos. En el caso de una discrepancia, usted debe notificar al empleado. Si el empleado desea tomar medidas para resolver la discrepancia, él debe comunicarse con la agencia correspondiente (DHS y/o SSA) dentro del período de tiempo prescrito establecido en la Confirmación de Fecha de Referido que usted proporcionará al empleado, y como se describe en el manual del usuario de E-Verify.

Al usar E-Verify, los empleadores participantes también deben seguir ciertos procedimientos que fueron diseñados para proteger a los empleados de acciones laborales injustas:

• Usted debe usar E-Verify para todas las nuevas contrataciones, tanto ciudadanos estadounidenses como no ciudadanos, y no puede usar el sistema de manera selectiva.
• Usted no puede usar E-Verify para preseleccionar a los solicitantes de empleo, verificar a los empleados contratados antes de convertirse en participante de E-Verify (excepto los contratistas con un contrato federal que requiera el uso de E-Verify) o volver a verificar a los empleados que tengan autorización de empleo temporal.
• Usted no puede despedir o tomar otras medidas adversas contra un empleado a base de una discrepancia.

E-Verify fortalece el proceso de verificación de elegibilidad de empleo del Formulario I-9 que todos los empleadores, por ley, deben seguir. Al agregar E-Verify al proceso existente del Formulario I-9, los participantes pueden tener el beneficio de saber que han dado un paso adicional para mantener una fuerza laboral legal.

Para obtener más información sobre E-Verify, incluida la inscripción, visite e-verify.gov o comuníquese con E-Verify al 888-464-4218.

Contratistas federales

El 14 de noviembre de 2008, el Consejo de Adquisiciones de Agencias Civiles y el Consejo de Reglamentos de Adquisiciones de Defensa emitieron una regla final que modifica el Reglamento Federal de Adquisiciones (FAR) (caso FAR 2007-013, Verificación de Elegibilidad de Empleo). La regulación requiere que los contratistas con un contrato federal que contenga la cláusula FAR de E-Verify utilicen E-Verify para sus nuevas contrataciones y para todos los empleados (actuales y nuevos) asignados al contrato (48 C.F.R., Subparte 22.18). Los contratos federales emitidos a partir del 8 de septiembre de 2009, así como los contratos más antiguos que han sido modificados podrían contener la cláusula FAR de E-Verify.

Los contratistas federales que tengan un contrato federal que contenga la cláusula FAR de E-Verify deben seguir reglas especiales al completar y actualizar el Formulario I-9. Para obtener más información, consulte la guía suplementaria de E-Verify para contratistas federales, disponible en e-verify.gov.

Empleadores que utilizan procedimientos alternos para examinar la documentación del Formulario I-9

El Departamento de Seguridad Nacional emitió una regla final, en vigor a partir de XX de 2023, que permite al secretario autorizar procedimientos alternos para examinar los documentos que los empleados deben presentar para completar el Formulario I-9. En la misma fecha, a través de una Notificación en el Registro Federal, el secretario hizo efectiva la “Alternativa Opcional 1 al Examen Físico de Documentos Asociado con la Verificación de Elegibilidad de Empleo (Formulario I-9)”. Este procedimiento alterno permite a los empleadores que están inscritos en E-Verify y que completan ciertos pasos, examinen de manera remota los documentos del Formulario I-9. Para obtener más información, consulte la Sección 4.0: Cómo Completar la Sección 2 del Formulario I-9, Central I-9  e E-Verify.gov.

Puede hacer copias (o imágenes electrónicas) de la documentación que revisó, pero debe devolver la documentación original al empleado. Si hace copias, debe hacerlo de manera consistente para todas las nuevas contrataciones y los empleados nuevamente verificados, independientemente de su origen nacional, ciudadanía o estatus migratorio, o podría violar las leyes contra la discriminación.

Los empleadores que participan en E-Verify deben conservar una copia de ciertos documentos si el empleado decide presentarlos. Estos documentos incluyen el pasaporte de Estados Unidos, la tarjeta de pasaporte, la Tarjeta de Residente Permanente (también conocida como Tarjeta Verde o Green Card) o el Documento de Autorización de Empleo (EAD). Si usted es un empleador en E-Verify que elige copiar la documentación que no sea la que debe copiar para E-Verify, debe aplicar esta política de manera consistente con respecto a la caducidad del Formulario I-9 para todos los empleados.

Si elige examinar los documentos de los empleados de manera remota, debe conservar copias claras y legibles del anverso y reverso (si son de dos caras) de TODA la documentación del Formulario I-9 que un empleado presente de forma remota con el Formulario I-9 del empleado. Para obtener más guías sobre cómo examinar documentos de manera remota consulte la Sección 4.5 Examen Remoto de Documentos, Central I-9 e E-Verify.gov.

Siempre debe completar la Sección 2 revisando la documentación original, incluso si copia los documentos de un empleado después de revisar la documentación. Usted sigue siendo responsable de completar y retener el Formulario I-9.

Debe conservar copias y presentarlas con el Formulario I-9 en caso de una inspección por parte de DHS, el Departamento de Trabajo o el Departamento de Justicia.

Los menores pueden completar el Formulario I-9 como se describe en la Sección 4.0, al completar la Sección 2 del Formulario I-9, presentando un documento de la Lista A o una combinación de documentos de la Lista B y C. Si un menor no puede presentar un documento de identidad de la Lista B, un padre o tutor legal puede establecer la identidad del menor completando el Formulario I-9 como se muestra en las Figuras 3a y 3b.

Si participa en E-Verify, los padres o tutores legales no pueden establecer la identidad de un menor como se describe anteriormente. El menor debe presentar un documento de la Lista A o una combinación de un documento de la Lista B que contenga una fotografía y un documento de la Lista C.

El padre o tutor legal del menor completa la Sección 1 e ingresa “Persona menor de 18 años” en el campo de firmas. El padre o tutor legal completa el campo de Certificación de Preparador y/o Traductor en el Suplemento A: Certificación de Preparador y/o Traductor para la Sección 1.

1. Ingrese “Persona menor de 18 años” en la Lista B y en la Lista C, e ingrese el título del documento, la autoridad emisora, el número de documento y la fecha de vencimiento (si corresponde) utilizando la información del documento de la Lista C que presentó el menor.
2. Ingrese la fecha en que comenzó el empleo.
3. Usted o su representante autorizado deben firmar y fechar la Sección 2 en los espacios proporcionados para dar fe del examen de los documentos que presentó el empleado. También ingrese su título, apellido y nombre, así como el nombre de la empresa u organización del empleador.
4. Ingrese la dirección de la empresa, la ciudad o pueblo, el estado y el código postal.

Ciertos empleados pueden tener un impedimento físico o mental que limite sustancialmente una o más de sus principales actividades diarias y son colocados en puestos de trabajo por una organización sin fines de lucro, asociación o como parte de un programa de rehabilitación. Los empleados de esta categoría que presenten un documento de la Lista A, o una combinación de documentos de la Lista B y C, deben completar el Formulario I-9 como se describe en la Sección 4.0, Completar la Sección 2: Revisión del Empleador y Verificación. Si estos empleados no pueden presentar un documento de la Lista B, pueden establecer su identidad con respecto a la Lista B de forma similar a los menores, como se muestra en las figuras 5a y 5b. Estos empleados aún deben presentar un documento de la Lista C.

Si participa en E-Verify, los representantes de una organización, asociación o programa de rehabilitación sin fines de lucro, padres, y tutores legales no pueden establecer la identidad de un empleado con discapacidades como se describe anteriormente. Este empleado debe presentar un documento de la Lista A o una combinación de un documento de la Lista B que contenga una fotografía y un documento de la Lista C.

El representante de la organización, asociación o programa de rehabilitación sin fines de lucro, o el padre o tutor legal del empleado con una discapacidad, completa la Sección 1 e ingresa “Colocación especial” en el campo “Firma del empleado” y fecha el formulario.

El mismo representante, padre o tutor legal completa el campo de Certificación de Preparador y/o Traductor en el Suplemento A: Certificación de Preparador y/o Traductor para la Sección 1.

1. Ingrese “Colocación especial” en la Lista B y en la Lista C, ingrese el título del documento, la autoridad emisora, el número de documento y la fecha de vencimiento (si corresponde) utilizando la información del documento de la Lista C que presentó el empleado.
2. Ingrese la fecha en que comenzó el empleo.
3. Usted o su representante autorizado firman y fechan la Sección 2 en los espacios proporcionados para dar fe de que los documentos que presentó el empleado han sido examinados La persona que firma debe ingresar también su título, apellido y nombre, así como el nombre de la empresa u organización del empleador.
4. Ingrese la dirección de la empresa, la ciudad o pueblo, el estado y el código postal.

Usted debe aceptar un recibo en lugar del documento de la Lista A, B o C si el empleado presenta uno, a menos que el empleo dure menos de tres días laborales. Los nuevos empleados que opten por presentar un recibo deben hacerlo dentro de tres días laborales posteriores a su primer día de empleo, o para volver a verificar a los empleados actuales, antes de la fecha en que expire su autorización de empleo. 

La Tabla 2 proporciona una lista de recibos aceptables que un empleado puede mostrar. Ingrese la palabra “Recibo” seguida del título del documento en la Sección 2, debajo de la lista que se relaciona con el recibo.

Cuando su empleado presente el documento de reemplazo original, tache la palabra “Recibo”, luego ingrese la información del nuevo documento en el campo “Información adicional” en la Sección 2, y firme y feche el cambio.

No se permite aceptar un segundo recibo al final del período de validez inicial del recibo.

Tabla 2 Recibos aceptables

Ciertos empleadores que participan en E-Verify están cualificados para examinar la documentación de sus empleados de forma remota utilizando el procedimiento alterno opcional al examen de documentos físicos autorizado por el secretario de DHS. Los empleadores que examinan la documentación de forma remota para algunos empleados deben ofrecer esta opción a todos los empleados. Para examinar la documentación de su empleado de forma remota, debe estar inscrito en E-Verify y completar los siguientes pasos:

1. Examine las copias (anverso y reverso, si el documento es de dos caras) de los documentos del Formulario I-9 o un recibo aceptable para asegurarse de que la documentación presentada parezca razonablemente genuina;
2. Realice una interacción de video en vivo con la persona que presenta los documentos para asegurarse de que la documentación parezca razonablemente genuina y relacionada con la persona. El empleado primero debe transmitir una copia de los documentos al empleador (según el Paso 1 anterior) y luego presentar los mismos documentos durante la interacción de video en vivo;
3. Indicar en el Formulario I-9, completando la casilla correspondiente, que se utilizó un procedimiento alterno para examinar la documentación para completar la Sección 2 o para volver a verificar en el Suplemento B, según corresponda; y
4. Conserve una copia clara y legible de la documentación (anverso y reverso, si la documentación es de dos caras).

En el caso de una auditoría del Formulario I-9 por parte de un oficial del gobierno federal, ponga a disposición las copias claras y legibles de la documentación de identidad y autorización de empleo presentada por el empleado para el examen de documentos en relación con el proceso de verificación de elegibilidad de empleo.

Continúe completando el Formulario I-9 de acuerdo con las instrucciones del Formulario I-9 y la guía relacionada en Central I-9 y en el M-274, Manual para Empleadores.

Ciertos no ciudadanos en ciertas categorías de elegibilidad de empleo que presenten a tiempo el Formulario I-765, Solicitud de Autorización de Empleo, para renovar su autorización de empleo y/o EAD pueden recibir extensiones automáticas de su autorización de empleo y/o EAD hasta por 540 días mientras sus solicitudes de renovación permanezcan pendientes.

Aquellos que presenten oportuna y correctamente sus solicitudes de renovación de EAD entre el 4 de mayo de 2022 y el 26 de octubre de 2023, o entre el 8 de abril de 2024 y el 30 de septiembre de 2025, pueden ser elegibles para recibir una extensión de hasta 540 días según lo dispuesto por las reglas finales temporales 87 FR 26614 y 89 FR 24628. Los empleados que presentaron oportunamente sus solicitudes de renovación de EAD a partir del 27 de octubre de 2023, pero antes del 8 de abril de 2024, y cuyas solicitudes siguen pendientes a partir del 8 de abril de 2024, también son elegibles para recibir una extensión de hasta 540 días según lo dispuesto por 89 FR 24628. La extensión comienza en la fecha de "Vencimiento de la tarjeta" en el parte frontal de su EAD y generalmente continúa hasta por 540 días, según corresponda, o hasta que USCIS adjudique la solicitud de renovación, lo que ocurra primero.  Una extensión automática de la autorización de empleo y/o la validez del EAD depende de estos requisitos de elegibilidad:

• Los empleados deben haber presentado correctamente una solicitud para renovar su autorización de empleo y/o EAD en el Formulario I-765, Solicitud de Autorización de Empleo, antes de que caduque el EAD (excepto ciertos empleados con Estatus de Protección Temporal (TPS)), y el Formulario I-765 de renovación permanezca pendiente.
• La categoría de elegibilidad en el parte frontal del EAD del empleado debe tener la misma categoría de elegibilidad que en el Formulario I-797C, Notificación de Acción, emitido para la solicitud de renovación del EAD correspondiente. Excepciones:
• En el caso de un EAD y un I-797C, Notificación de Acción, que contengan un código de categoría TPS A12 o C19, los códigos de categoría no tienen que coincidir.
• En el caso de cónyuges dependientes H-4 (C26), E (A17) y L-2 (A18), un Formulario I-94 vigente que indique el estatus de no inmigrante H-4, E o L-2, incluidos los códigos de admisión de clase E-1S, E-2S, E-3S y L-2S, debe acompañar al Formulario I-797C.
• Los empleados deben tener una de estas categorías de elegibilidad cualificadas para recibir una extensión automática de su autorización de empleo y/o validez de EAD: A03, A05, A07, A08, A10, A17*, A18*, C08, C09, C10, C16, C20, C22, C24, C26*, C31 y A12 o C19. Las categorías de elegibilidad se publican en la página de Extensión Automática de EAD de USCIS. Algunos códigos de categoría en el EAD pueden incluir la letra 'P', como C09P. Los empleadores deben ignorar la letra 'P' al comparar el código de categoría en el EAD con el código de categoría en el Formulario I-797C, Notificación de Acción. *Existen limitaciones para los empleados que presentan una solicitud de renovación del Formulario I-765 dentro de las categorías A17, A18 y C26 para una extensión automática. Consulte las guías A17, A18 y C26 a continuación.

Si un empleado es elegible para la extensión automática, las pruebas aceptables de autorización de empleo y/o validez del EAD durante el período de extensión automática incluyen: un EAD vencido presentado con un Formulario I-797C, Notificación de Acción, que muestre una solicitud de renovación de EAD presentada oportunamente en la misma categoría de elegibilidad de empleo que el EAD. Consulte las Extensiones Automáticas de EAD para Beneficiarios del Estatus de Protección Temporal (TPS) a continuación para obtener información sobre las extensiones automáticas de EAD basadas en TPS que pueden no requerir un Formulario I-797C, Notificación de Acción y Guía para Empleados bajo los Códigos de Categoría A17, A18 y C26 para obtener información sobre la documentación adicional del Formulario I-94 no vencida que los cónyuges dependientes H-4, E y L-2 deben presentar con un Formulario I-797C,  Notificación de Acción.

Encontrar Información en el Formulario I-797C: Muestra A

EJEMPLO DE I-797, NOTIFICACIÓN DE RECIBO

El número de recibo aparece en el Formulario I-797C, Notificación de Acción, en el campo “Receipt Number” (Número de Recibo), como se indica arriba en el número 1.

La fecha de presentación (la fecha en que USCIS recibió la solicitud) aparece en el campo “Received Date” (Fecha de Recibo), como se indica en el número 2. A excepción de lo que se explica a continuación para los beneficiarios de TPS, esta fecha debe ser en o antes de la fecha en “Card Expires” (Vencimiento de la Tarjeta) en el EAD. Además, si la fecha de recibo es entre el 4 de mayo de 2022 y el 30 de septiembre de 2025, el período de extensión automática es de hasta 540 días a partir de la fecha de vencimiento de la tarjeta en la parte frontal del EAD. Ciertos beneficiarios de TPS son elegibles para esta extensión si han solicitado oportuna y correctamente la renovación de su EAD durante el período de reinscripción, como se indica en la notificación del Registro Federal aplicable a la designación de TPS de su país. Por lo tanto, la fecha de presentación en el Formulario I-797C de un beneficiario de TPS podría ser posterior a la fecha de vencimiento de la tarjeta en su EAD basado en TPS. Para obtener más información, visite: Estatus de Protección Temporal | USCIS.

La categoría puede aparecer en el Formulario I-797C en el campo “Class Requested” (Clase Solicitada), como se indica en el número 3. Si no ve este campo, consulte el ejemplo B a continuación.

Encontrar información en el Formulario I-797C: Ejemplo B

EJEMPLO DE NOTIFICACIÓN DE RECIBO DE I-797

En el Formulario I-797C, El número de recibo está en el campo “Receipt Number” (Número de Recibo), como se indica en el número 1.

La fecha de presentación (la fecha en que USCIS recibió la solicitud) aparece en el campo “Receipt Date” (Fecha de Recibo), como se indica en el número 2. Esta fecha debe ser en o antes de la fecha de vencimiento de la tarjeta en el EAD, a menos que la solicitud de renovación del EAD y el EAD se basen en TPS. En el caso de los EAD basados en TPS, la fecha puede ser posterior a la fecha de vencimiento de la tarjeta en el EAD (pero debe ser durante el período de reinscripción indicado en la notificación del Registro Federal del TPS correspondiente). Vea la sección 5.3.  La categoría puede aparecer en el Formulario I-797C en el campo Categoría Elegible, como se indica en el número 3. La categoría puede aparecer en el Formulario I-797C en el campo Categoría Elegible, como se indica en el número 3.

Cómo Completar el Formulario I-9 para un EAD Extendido Automáticamente Basado en un Formulario I-765 de Solicitud de Renovación Pendiente

Nuevos Empleados

Los nuevos empleados que presenten un EAD que se haya extendido automáticamente deben completar la Sección 1 de la siguiente manera:

• Seleccione "A non citizen authorized to work until” (Un no ciudadano autorizado para trabajar hasta); e
• Ingrese la fecha que es 540 días a partir de la fecha de vencimiento de la tarjeta en el EAD como la fecha de vencimiento de la autorización de empleo. Los empleados cuyo estatus no expira, como refugiados o asilados, deben ingresar "N/A" como fecha de vencimiento.

En la Sección 2, en la columna de la Lista A, el empleador debe:

• Ingresar "EAD" en el campo “Document Title” (Nombre del documento);
• Ingresar el número de tarjeta del EAD en el campo “Document Number” (Número de Documento);
• En el campo “Card Expires” (Fecha de Vencimiento), ingresar la fecha 540 días a partir de la fecha de vencimiento de la tarjeta en el EAD si la fecha de recibo en el Formulario I-797C es entre el 4 de mayo de 2022 y el 30 de septiembre de 2025.

Para extensiones automáticas, el empleador debe ingresar "EAD EXT" en el campo “Additional Information” (Información adicional). Además, debido a que la extensión de su empleado es de hasta 540 días, puede conservar una copia de la página web de USCIS que describe la extensión temporal de hasta 540 días con el Formulario I-9 del empleado.

Puede usar el Calculador de Extensión Automática del Documento de Autorización de Empleo (EAD) para determinar las fechas de vencimiento extendidas.

Empleados Recontratados

Para los empleados recontratados dentro de los tres años a partir de la fecha en que completó el Formulario I-9 anterior del empleado y que cualifican para esta extensión, debe completar el Formulario I-9 siguiendo el proceso descrito anteriormente o en la Sección 6.2.  Si el Formulario I-9 original del empleado se completó en un Formulario I-9 que ya no es válido, debe completar la última versión del Formulario I-9 o el Suplemento B, Reverificación y Recontratación, y adjuntarlo para este empleado.

Empleados Actuales

Para un empleado actual cuya autorización de empleo y/o EAD ha sido extendida automáticamente y que presenta un Formulario I-797C, Notificación de Acción, debe actualizar el Formulario I-9 e ingresar la fecha de vencimiento de la extensión automática apropiada en el campo de la Sección 2, Información Adicional. Los empleadores también deben ingresar "EAD EXT" en el campo de Información Adicional y pueden conservar una copia de la página web de USCIS que describe la extensión temporal de hasta 540 días con el Formulario I-9 del empleado, si corresponde. Si el Formulario I-9 original del empleado se completó en un Formulario I-9 que ya no es válido, ingrese EAD EXT y la nueva fecha de vencimiento en el campo Información adicional en la Sección 2 de la última versión del Formulario I-9 y consérvelo con el Formulario I-9 original del empleado.

Guía para Empleados bajo los Códigos de Categorías A17, A18 y C26

Los empleados con EAD con códigos de categoría A17, A18 y C26 requieren documentación adicional que respalde el Formulario I-797C, Notificación de Acción, para demostrar que el EAD se ha extendido automáticamente. Estos empleados deben presentar un Formulario I-94, Registro de Llegada/Salida que indique el estatus de no inmigrante vigente (E-1, E-1S, E-2, E-2S, E-3, E-3S, H-4, L-2 o L-2S), junto con un Formulario I-797C, Notificación de Acción, que muestre una solicitud de renovación de EAD presentada a tiempo que indique la "Clase solicitada" como "(A17)", "(A18)" o "(C26)", y el EAD que aparece vencido en el parte frontal de la tarjeta como emitido bajo la misma categoría (es decir,  Categoría A17, A18 o C26).

Para un nuevo empleado, en la Sección 2, en la columna de la Lista A, el empleador debe:

• Ingresar "EAD" en el campo de nombre del documento.
• Ingresar el número de tarjeta del EAD en el campo de número de documento.
• En el campo de fecha de vencimiento, ingresar la fecha que es 540 días a partir de la fecha de vencimiento de la tarjeta en el EAD si la fecha de recibo en el Formulario I-797C es entre el 4 de mayo de 2022 y el 30 de septiembre de 2025, o la fecha de vencimiento del Formulario I-94, lo que ocurra primero.
• Ingresar la información del documento del Formulario I-94 en el segundo conjunto de campos de entrada de documentos de la Lista A.

Para calcular la nueva fecha de vencimiento:

• Agregue 540 a la fecha de vencimiento de la tarjeta en el EAD.
• Compare la fecha de extensión automática de 540 días con la fecha de vencimiento del Formulario I-94.
• La fecha que sea más temprano es la fecha de vencimiento del nuevo EAD.

El empleador debe ingresar "EAD EXT" en el campo de información adicional en la Sección 2. Si corresponde, puede conservar una copia de la página web de USCIS que describe la extensión temporal del EAD de hasta 540 días con el Formulario I-9 del empleado. Los empleadores deben volver a verificar la autorización de empleo al final del período de extensión automática.

Actualización del Formulario I-9 para un Empleado con una Extensión Automática Existente de 180 días

Si el Formulario I-797, Notificación de Acción de su empleado, relacionada con su solicitud de renovación de EAD tiene una fecha de recibo del 27 de octubre de 2023 al 7 de abril de 2024, y se refiere a una extensión de 180 días, y la solicitud de EAD aún está pendiente a partir del 8 de abril de 2024, el empleado es elegible para recibir una extensión adicional de 360 días según lo dispuesto en la regla final temporal 89 FR 24628 por un total de 540 días contados a partir de la fecha de vencimiento de la tarjeta indicada en la parte frontal del EAD. Es posible que los empleados cuyos códigos de categoría EAD sean A17, A18 y C26 no reciban necesariamente la extensión completa de 360 días, y esto se explica a continuación en la guía para códigos de categorías A17, A18 y C26.

Debe actualizar el campo de información adicional en la Sección 2 del Formulario I-9 del empleado para incluir la nueva fecha de vencimiento del EAD a más tardar en la fecha en que finalizará la extensión automática de 180 días del empleado. Los empleadores no están obligados a volver a examinar los documentos; sin embargo, su empleado puede presentar un Formulario I-797C, Notificación de Acción, su EAD y, si corresponde, el Formulario I-94 nuevamente si necesita volver a examinar la fecha de vencimiento de la tarjeta y los códigos de categoría para determinar la elegibilidad y/o calcular con precisión el aumento de la extensión automática.

El Formulario I-797C, Notificación de Acción de su empleado, que se refiere a una extensión automática del EAD de hasta 180 días, es evidencia aceptable de la extensión de hasta 540 días, siempre que se cumplan los requisitos de elegibilidad descritos anteriormente.

Debe actualizar el Formulario I-9 original del empleado para agregar 360 días a la fecha de extensión automática de 180 días del EAD del empleado que se encuentra en la Sección 2. También puede determinar la fecha de extensión automática agregando 540 días a la fecha de vencimiento de la tarjeta que se muestra en el EAD. Si el Formulario I-9 original del empleado se completó en una versión del Formulario I-9 que ya no es válida, debe ingresar la nueva fecha de vencimiento del EAD en el campo de información adicional en la Sección 2 de un nuevo Formulario I-9 y conservarlo con el Formulario I-9 original del empleado.

Los empleadores pueden conservar una copia de la página web de USCIS que describe la extensión temporal del EAD de hasta 540 días con el Formulario I-9 del empleado.

Para Códigos de Categorías A17, A18 y C26

Esta guía aplica a los empleados que se encuentran dentro de los códigos de categoría A17, A18 o C26 y, por lo tanto, son cónyuges dependientes H-4, E o L-2, incluidos los códigos de admisión de clase E-1S, E-2S, E-3S y L-2S enumerados en el Formulario I-94. El período de extensión automática de su empleado no puede exceder la fecha de vencimiento del Formulario I-94. En este caso, su empleado podría tener una extensión mayor de 180 días, pero menor de los 360 días adicionales.

El Formulario I-797C, Notificación de Acción de su empleado, puede referirse a una extensión automática del EAD de hasta 180 días y es evidencia aceptable de la extensión de 540 días, pero no puede exceder la fecha de vencimiento del Formulario I-94, siempre que se cumplan los requisitos de elegibilidad descritos anteriormente.

En el campo de información adicional de la Sección 2, debe ingresar la fecha de vencimiento del Formulario I-94 o la fecha de vencimiento de la tarjeta del EAD más hasta un máximo de 360 días, la fecha que sea más temprano. Tenga en cuenta que, si el Formulario I-9 original del empleado se completó en una versión del Formulario I-9 que ya no es válida, debe ingresar la nueva fecha de vencimiento en el campo de información adicional en la Sección 2 de un nuevo Formulario I-9, poner sus iniciales y la fecha de la anotación, y conservarla con el Formulario I-9 original del empleado.

Reverificación

Debe volver a verificar la autorización de empleo de los empleados cuando finalice la extensión automática de su autorización de empleo y/o EAD (lo que ocurra primero). Puede volver a verificar la autorización de empleo temporal antes de que finalice la prórroga automática si un empleado presenta algún documento aceptable y vigente que muestre la autorización de empleo, como cualquier documento aceptable de la Lista A o C.

(Esta guía ya no aplica a los empleados recién contratados). La regla temporal aplicaba a las personas que tienen una del Formulario I-765 solicitud de renovación de pendiente y una autorización de empleo y/o un EAD que eran elegibles para la extensión automática original de 180 días, y:

• La extensión automática vencía antes del 4 de mayo de 2022. Dichas personas recibieron una reanudación automática de su autorización de empleo y/o validez de EAD por un período adicional a partir del 4 de mayo de 2022 y hasta 540 días a partir del vencimiento de su autorización de empleo o la fecha de vencimiento de la tarjeta en su EAD actual.
• La fecha de vencimiento de la tarjeta en el EAD ha pasado, pero aún estaban protegidos por la extensión automática de hasta 180 días.
• Tenían una extensión adicional de hasta 360 días, por un total de hasta 540 días después del vencimiento de su autorización de empleo y/o la fecha de vencimiento de la tarjeta indicada en su EAD actual.
• La autorización de empleo y/o la fecha de vencimiento del EAD no habían pasado y sus solicitudes de renovación del Formulario I-765 seguían pendientes. Dichas personas recibieron una extensión automática de la autorización de empleo y/o la validez del EAD de hasta 540 días si su autorización de empleo y/o la fecha de vencimiento de la tarjeta en su EAD actual expiró antes de que se adjudique la solicitud de renovación del Formulario I-765.
• La solicitud de renovación del EAD se presentó mientras aplicaba el aumento de extensión automática temporal. Dicha autorización de empleo y/o EAD se extendieron automáticamente por hasta 540 días si la autorización de empleo y/o la fecha de vencimiento de la tarjeta reflejada en el EAD pasó antes de que se adjudicara la solicitud de renovación del Formulario I-765.

Los criterios para recibir esta extensión automática aumentada cambiaron con respecto a los criterios aplicables para una extensión de hasta 180 días. Las personas que cualifiquen deben:

• Haber presentado correctamente una solicitud para renovar su autorización de empleo y/o EAD en el Formulario I-765, Solicitud de Autorización de Empleo, antes de que expirara el EAD (excepto ciertos empleados con Estatus de Protección Temporal (TPS)), y la solicitud de renovación del Formulario I-765 EAD permanecía pendiente.
• Habérseles emitido un Formulario I-797C, Notificación de Acción, para la solicitud de renovación del EAD del Formulario I-765 correspondiente, que indica una categoría de elegibilidad que es la misma que la categoría de elegibilidad establecida en la parte frontal del EAD, excepto:
• En el caso de un EAD y un I-797C, Notificación de Acción, cada uno puede haber contenido un código de categoría TPS A12 o C19; los códigos de categoría no tenían que coincidir.
• En el caso de cónyuges dependientes H-4 (C26), E (A17) y L-2 (A18), cuyo Formulario I-797C debe haber estado acompañado de un Formulario I-94 vigente que indique el estatus de no inmigrante H-4, E o L-2.
• Haber estado dentro de una de estas categorías de elegibilidad que cualificaron para la extensión automática: A03, A05, A07, A08, A10, A17*, A18*, C08, C09, C10, C16, C20, C22, C24, C26*, C31 y A12 o C19. Las categorías elegibles se publicaron en la página de Extensión Automática de EAD de USCIS. Algunos códigos de categoría en el EAD pueden haber incluido la letra 'P', como C09P. Los empleadores deberían haber ignorado la letra 'P' cuando compararon el código de categoría en el EAD con el código de categoría en el Formulario I-797C, Notificación de Acción. *Solo ciertos empleados que presentaron una solicitud de renovación del Formulario I-765 dentro de las categorías A17, A18 y C26 fueron elegibles para una extensión automática. Consulte las guías A17, A18 y C26 a continuación.

Los empleados que presentaron a los empleadores un Formulario I-797C, Notificación de Acción, que se refiere a una extensión automática del EAD de hasta 180 días, fueron elegibles para la extensión de hasta 540 días cuando se cumplieron los requisitos de elegibilidad anteriores.

Actualización del Formulario I-9 para un Empleado con una Extensión Automática Existente de 180 días

Si el Formulario I-9 de su empleado se completó el 4 de mayo de 2022 o después, mostró un EAD que se extendió automáticamente por 180 días, y el empleado era elegible para recibir una extensión adicional de 360 días según lo dispuesto en la regla final temporal (87 FR 26614), por un total de 540 días contados a partir de la fecha de vencimiento de la tarjeta indicada en la parte frontal del EAD. Es posible que los empleados cuyos códigos de categoría EAD sean A17, A18 y C26 no necesariamente reciban la extensión completa de 360 días, y esto se explica a continuación en la guía Para códigos de categoría A17, A18 y C26.

Debe haber actualizado el campo Información adicional en la Sección 2 del Formulario I-9 del empleado para incluir la nueva fecha de vencimiento a más tardar en la fecha en que finalizó la extensión automática de 180 días del empleado. Los empleadores no estaban obligados a volver a examinar los documentos; sin embargo, es posible que su empleado haya presentado un Formulario I-797C, Notificación de Acción de EAD y, si corresponde, el Formulario I-94 nuevamente si necesitaba volver a examinar la fecha de vencimiento de la tarjeta y los códigos de categoría para determinar la elegibilidad y/o calcular con precisión el aumento de la extensión automática.

El Formulario I-797C, Notificación de Acción, de su empleado puede haberse referido a una extensión automática del EAD de hasta 180 días y fue evidencia aceptable de la extensión de hasta 540 días, siempre que se cumplan los requisitos de elegibilidad descritos anteriormente.

Debería haber actualizado el Formulario I-9 original del empleado para agregar 360 días a la fecha de extensión automática de 180 días del EAD del empleado que se encuentra en la Sección 2. También podría haber determinado la fecha de extensión automática agregando 540 días a la fecha de vencimiento de la tarjeta que se muestra en el EAD. Tenga en cuenta que, si el Formulario I-9 original del empleado se completó en una versión del Formulario I-9 que ya no era válida, debería haber ingresado la nueva fecha de vencimiento del EAD en el campo de información adicional en la Sección 2 de un nuevo Formulario I-9 y conservarlo con el Formulario I-9 original del empleado.

Los empleadores pueden conservar una copia de la página web de USCIS que describe la extensión temporal del EAD de hasta 540 días con el Formulario I-9 del empleado.

Para los Códigos de Categoría A17, A18 y C26

Esta guía aplicaba a los empleados que se encontraban dentro de los códigos de categoría A17, A18 o C26 y, por lo tanto, eran cónyuges dependientes H-4, E o L-2, incluidos los códigos de admisión de clase E-1S, E-2S, E-3S y L-2S en el Formulario I-94. El período de extensión automática de su empleado no podría exceder la fecha de vencimiento del Formulario I-94. En esta circunstancia, su empleado podría haber tenido una extensión de más de 180 días, pero menos que los 360 días adicionales.

El Formulario I-797C, Notificación de Acción, de su empleado puede haberse referido a una extensión automática del EAD de hasta 180 días, pero era evidencia aceptable de la extensión de hasta 540 días, pero no podía exceder la fecha de expiración del Formulario I-94, siempre que se cumplieran los requisitos de elegibilidad descritos anteriormente.

En el campo de información adicional de la Sección 2, debe haber ingresado la fecha de expiración del Formulario I-94 o la fecha de vencimiento de la tarjeta EAD más hasta 360 días, la fecha anterior. Tenga en cuenta que si el Formulario I-9 original del empleado se completó en una versión del Formulario I-9 que ya no es válida, debería haber ingresado la nueva fecha de vencimiento en el campo de información adicional en la Sección 2 de un nuevo Formulario I-9, poner sus iniciales y fechar la anotación, y conservarla con el Formulario I-9 original del empleado.

Reanudación de la Autorización de Empleo para Ciertas Categorías cuya Extensión de 180 días había Expirado el 4 de mayo de 2022

(Esta guía ya no aplica a los empleados recién contratados). En sus inicios, la regla final temporal buscaba restablecer los EAD vencidos para ciertas categorías que tenían una extensión automática de 180 días que había pasado sin haber recibido un nuevo EAD. A partir del 4 de mayo de 2022, la elegibilidad de empleo y/o la validez del EAD se reanudaron por un período que no excederá los 540 días a partir de la fecha de vencimiento de la tarjeta en el EAD para los no ciudadanos cualificados con un Formulario I-765, Solicitud de Autorización de Empleo, pendiente de renovación, que experimentaron una brecha en la autorización de empleo y/o la validez de su EAD porque su extensión automática de 180 días finalizó antes del 4 de mayo de 2022.

La regla no cancela ningún empleo no autorizado que pudiera haberse acumulado antes de la emisión de la regla. Para calcular si quedaba algún tiempo de prórroga automática, los empleadores contaron 540 días a partir de la fecha de vencimiento indicada en la parte frontal del EAD. Si un empleado caía dentro de los códigos de categoría A17, A18 o C26 y, por lo tanto, eran cónyuges dependientes H-4, E o L-2, incluidos los códigos de admisión de clase E-1S, E-2S, E-3S y L-2S en el Formulario I-94, los empleadores contaban hasta 540 días o la fecha de vencimiento en el Formulario I-94, lo que ocurriera primero. La última prórroga automática posible basada en esta reanudación de la autorización de empleo era válida hasta el 28 de abril de 2023.

El Formulario I-797C, Notificación de Acción de su empleado, puede haberse referido a una extensión automática del EAD de hasta 180 días y, cuando se combinó con su EAD, fue evidencia aceptable de la extensión de hasta 540 días, siempre que se cumplieran los requisitos de elegibilidad descritos anteriormente.

Reverificación

Debe haber vuelto a verificar la autorización de empleo de los empleados cuando finalizó su extensión automática y, a más tardar, en la fecha en que expiró su autorización de empleo.

El DHS puede extender la fecha de vencimiento del EAD de un beneficiario de TPS, ya sea mediante una notificación en el Registro Federal o una notificación individual enviada por correo al beneficiario. Según la regla final temporal (89 FR 24628), ciertos beneficiarios de TPS son elegibles para una extensión de EAD basada en la presentación oportuna y adecuada para renovar su EAD. En el caso de los EAD basados en TPS, la presentación oportuna bajo la regla final temporal significa que la solicitud de renovación de EAD se presenta durante el período de reinscripción de TPS indicado en la notificación del Registro Federal para la designación de su país (para obtener más información, consulte la Sección 5.1 Prórrogas Automáticas Basadas en una Solicitud Presentada a Tiempo para Renovar la Autorización de Empleo y/o el Documento de Autorización de Empleo). No puede pedir a los empleados que demuestren que son ciudadanos de un país que DHS haya designado al TPS.

Extensiones Automáticas por Notificación del Registro Federal (FRN)

Las FRN que anuncian TPS generalmente incluyen una extensión automática de la fecha de vencimiento de todos los EAD de TPS asociados que contienen una fecha específica de vencimiento de tarjeta y un código de categoría de A12 o C19. Los FRN proporcionan instrucciones detalladas para completar o actualizar el Formulario I-9. Para obtener información sobre la extensión automática del EAD de TPS, consulte https://www.uscis.gov/es/programas-humanitarios/estatus-de-proteccion-temporal

Cómo completar el Formulario I-9 para EAD extendido por una FRN

En la Sección 1, los nuevos empleados que presenten un EAD extendido automáticamente por FRN deberán:

Seleccione "Un no ciudadano autorizado para trabajar"; e

• Ingrese la fecha de extensión automática del EAD proporcionada en la FRN correspondiente como fecha de vencimiento. Los empleados pueden encontrar un enlace al FRN de su país de TPS en https://www.uscis.gov/es/programas-humanitarios/estatus-de-proteccion-temporal.

En la Sección 2, en la columna de la Lista A, el empleador debe:

Ingresar "EAD" en el campo de nombre del documento.

• Ingresar el número de documento del EAD con categoría A12 o C19, según corresponda.
• Ingresar la fecha de prórroga automática proporcionada en la FRN como fecha de vencimiento del documento.

Para un empleado actual cuyo EAD ha sido extendido automáticamente por una FRN, los empleadores deben proporcionar información actualizada en el Formulario I-9. Deben ingresar "EAD EXT" y la fecha de extensión automática del EAD del FRN en el campo Información adicional de la Sección 2. Por ejemplo, EAD EXT mm/dd/aaaa.  Si el Formulario I-9 original del empleado se completó en una versión del Formulario I-9 que ya no es válida, complete la última versión del Formulario I-9 como se describe anteriormente y consérvelo con el Formulario I-9 original del empleado.

Extensiones Automáticas por Notificación Individual

DHS puede extender la fecha de vencimiento del EAD para algunos o todos los beneficiarios de TPS de un determinado país mediante la emisión de una notificación individual que contenga la nueva fecha de vencimiento del EAD. Consulte la página web de TPS de USCIS para obtener la información más reciente sobre los países de TPS cuyos beneficiarios pueden haber recibido notificaciones individuales.

Los nuevos empleados que son beneficiarios de TPS pueden presentar la notificación individual, junto con su EAD con un código de categoría de A12 o C19, para completar el Formulario I-9. Los empleadores deben asegurarse de que el nombre y el número A del empleado o el número de USCIS en el EAD coincidan con el nombre y el número A o el número de USCIS, proporcionados en la notificación individual.

Cómo completar el Formulario I-9 para EAD Extendido por Notificaciones Individuales

En la Sección 1, los nuevos empleados que presenten un EAD extendido automáticamente por una notificación individual deben:

• Elegir "Un no ciudadano autorizado para trabajar hasta"; e
• Ingresar la fecha de extensión automática del EAD proporcionada en la notificación individual como fecha de vencimiento.

En la Sección 2, en la columna de la Lista A, el empleador debe:

• Ingresar “EAD” en el campo de nombre del documento.
• Ingresar el número de documento del EAD con categoría A12 o C19, según corresponda.
• Ingresar la fecha de extensión automática proporcionada en la notificación individual como la fecha de vencimiento del documento.

Para un empleado actual cuyo EAD ha sido extendido automáticamente mediante notificación individual, debe proporcionar información actualizada en el Formulario I-9. Debe ingresar "EAD EXT" y la fecha de extensión automática de EAD de la notificación individual en el campo de información adicional en la Sección 2. Por ejemplo, EAD EXT mm/dd/aaaa. Tenga en cuenta que, si el Formulario I-9 original del empleado se completó en una versión del Formulario I-9 que ya no es válida, ingrese "EAD EXT" y la nueva fecha de vencimiento en el campo de información adicional en la Sección 2 de la última versión del Formulario I-9 y consérvelo con el Formulario I-9 original del empleado.

Reverificación

Debe volver a verificar la autorización de empleo de los empleados cuando finalice su extensión automática y, a más tardar, en la fecha en que expire su autorización de empleo. Puede volver a verificar la autorización de empleo temporal antes de que finalice la prórroga automática si un empleado presenta algún documento vigente que muestre la autorización de empleo, como cualquier documento aceptable de la Lista A o C.

Debe volver a verificar la autorización de empleo de un empleado a más tardar en la fecha de vencimiento de la autorización de empleo. El empleado debe presentar un documento que muestre la autorización de empleo actual, así como cualquier documento de la Lista A o C, incluida una tarjeta de Seguro Social sin restricciones. Debe rechazar una tarjeta de Seguro Social restringida y pedirle al empleado que proporcione un documento diferente de la Lista A o C. También puede aceptar ciertos recibos para volver a verificarlos. Consulte la tabla de recibos aceptables en la Sección 4.4, Recibos Aceptables, para obtener más información. No puede continuar empleando a una persona que no proporcione prueba de la autorización de empleo actual.

Cuando deba volver a verificar a un empleado, completará el campo “Nueva Verificación y Recontratación” (anteriormente Sección 3) del Suplemento B, y lo adjuntará al Formulario I-9 original del empleado. Puede usar campos adicionales en este suplemento para verificaciones o actualizaciones posteriores, adjuntando hojas de suplemento adicionales según sea necesario. Si la actualización o verificación previa del empleado se completó en una versión del Formulario I-9 que ya no es válida, también debe completar el Suplemento B, Nueva Verificación y Recontratación, y adjuntarlo al Formulario I-9 original del empleado. Consulte uscis.gov/es/i-9 para obtener el Formulario I-9 actual.

Para volver a verificar a su empleado utilizando el Suplemento B, Nueva Verificación y Recontratación:

• Ingrese el nombre completo del empleado del Formulario I-9 original en la parte superior del suplemento.
• Si el nombre del empleado ha cambiado, ingrese el nuevo nombre en “Nuevo nombre”, en los campos correspondientes del suplemento. Ingrese solo la parte del nombre que ha cambiado. Por ejemplo, para los empleados que cambiaron solo su apellido, ingrese el apellido en el campo “Apellido” y deje en blanco los campos “Nombre y segundo nombre”.
• Ingrese el título del documento y el número y fecha de caducidad en ese campo del suplemento.
• Debe firmar, fechar e ingresar su nombre en los campos correspondientes de ese campo. Conserve esta página del suplemento con el Formulario I-9 original.

Algunos empleados pueden haber ingresado N/A en el campo de fecha de vencimiento en la Sección 1 si no son ciudadanos cuya autorización de empleo no vence, como lo son los asilados, refugiados o ciertos ciudadanos de los Estados Federados de Micronesia, la República de las Islas Marshall o Palau. La verificación no aplica a dichas personas a menos que elijan presentar evidencia de autorización de empleo en la Sección 2 que contenga una fecha de vencimiento y requiera una nueva verificación, como el Formulario I-766, Documento de Autorización de Empleo. Los empleados con estatus migratorio, autorización de empleo o documentos de autorización de empleo que expiren deben presentar la solicitud o petición necesaria con suficiente antelación para asegurarse de que mantienen una autorización de empleo continua y/o documentos válidos. USCIS proporciona extensiones de autorización de empleo bajo ciertas condiciones. Consulte la Sección 7.0, Evidencia de Autorización de Empleo para Ciertas Categorías, para obtener más información.

Si vuelve a contratar empleados dentro de tres años posteriores a la fecha en que completó su Formulario I-9 anterior, puede completar el campo correspondiente en el Suplemento B, Nueva Verificación y Recontratación, o en su lugar completar un nuevo Formulario I-9.

Figura 9: Completar el Suplemento B, Nueva Verificación y Recontratación

Si completa un campo del suplemento B para un empleado nuevamente contratado, siga estas guías:

• Si aún están autorizados para trabajar, no necesitan proporcionar ningún documento adicional. Esto incluye a los ciudadanos, nacionales no ciudadanos y residentes permanentes legales que presentaron un Formulario I-551. En el caso de estos empleados, debe:
  • Ingresar el nombre completo del empleado del Formulario I-9 original en la parte superior del suplemento. Ingrese cualquier cambio de nombre en los campos “Nuevo nombre. Ingrese solo la parte del nombre que ha cambiado. Por ejemplo, los empleados que cambiaron solo su apellido, deben ingresar el apellido en el campo “Apellido” y dejar en blanco los campos “Nombre y segundo nombre”.
  • Ingresar su fecha de su nueva contratación en el campo “Fecha de nueva contratación”.
  • Ingresar su nombre y firmar y fechar el campo correspondiente en el suplemento.
• Si su autorización de empleo ha expirado, usted debe:
  • Ingresar el nombre completo del empleado del Formulario I-9 original en la parte superior del suplemento;
  • Ingresar cualquier cambio de nombre en los campos designados para “Nuevo nombre”.
  • Ingresar la fecha de su nueva contratación en el campo “Fecha de nueva contratación”.
  • Volver a verificar su autorización de empleo en el campo “Fecha de vencimiento”.
  • Ingresar su nombre y firme y feche el campo correspondiente en el suplemento.
• Si el Formulario I-9 anterior es una versión antigua del formulario, debe completar el nuevo campo en el Suplemento B en la versión actual del formulario. Consulte uscis.gov/i-9 para obtener el Formulario I-9 actual.
• Si ya usó un campo en el Suplemento B del Formulario I-9 anterior del empleado, pero lo vuelve a contratar dentro de tres años posteriores a la fecha en que se completó el Formulario I-9 original, complete un campo en la parte posterior del suplemento. Los empleados recontratados tres años después de que usted completó originalmente su Formulario I-9 deben completar un nuevo Formulario I-9;
• Ingresar el nuevo nombre del empleado, si corresponde;
• Ingresar la fecha de su nueva contratación del empleado, si corresponde
• Ingresar el título, el número y la fecha de vencimiento del documento de la Lista A o C, si corresponde;
• Firmar y fechar el campo correspondiente en el suplemento que completó.

Nota: Si necesita volver a verificar la autorización de empleo de un empleado actual que completó una versión anterior del Formulario I-9, el empleado puede elegir cualquier documento de la Lista A o C de las Listas de Documentos Aceptables para la versión más actual del Formulario I-9. Ingrese la información del (de los) nuevo (s) documento(s) en el Suplemento B, Nueva Verificación y Recontratación de la versión actual del Formulario I-9 y guárdela con el Formulario I-9 previamente completado. Visite uscis.gov/es/i-9 para obtener la versión actualizada del Formulario I-9.

Durante la nueva verificación o contratación, si un empleado ha tenido un cambio de nombre legal (por ejemplo, al casarse), debe ingresar su nuevo nombre legal en los campos para nuevo nombre del Suplemento B, Nueva Verificación y Recontratación, como se describe en las Secciones 6.1 y 6.2. Si cambió legalmente su nombre en cualquier otro momento, le recomendamos que actualice los campos para nuevo nombre en un campo posterior en la página del suplemento original o en una nueva página de suplemento, tan pronto como se entere del cambio, para que mantenga la información correcta en el formulario.

Para ingresar un cambio de nombre legal en el Suplemento B, Nueva Verificación y Recontratación sin volver a verificar o recontratar:

• Ingrese el nuevo nombre del empleado en los campos para nuevo nombre.
• Ingrese su nombre y firme y feche el campo que completó en el Suplemento B, Nueva Verificación y Recontratación.

En cualquier situación, debe tomar medidas para asegurarse de que el cambio de nombre del empleado sea correcto. Esto puede incluir pedirles que proporcionen documentación legal que muestre el cambio de nombre, como un certificado de matrimonio. Haga una copia de ese documento para guardarlo con el Formulario I-9 en caso de una inspección.

Puede encontrar situaciones distintas a un cambio de nombre legal en las que un empleado le informe (o usted tenga motivos para creer) que su identidad es diferente de la que utilizó para completar su Formulario I-9. Por ejemplo, un empleado puede haber estado trabajando bajo una identidad falsa, haber obtenido posteriormente una autorización de empleo bajo su verdadera identidad y desea regularizar sus registros de empleo. En ese caso, debe completar un nuevo Formulario I-9. Escriba la fecha de contratación original en la Sección 2 y adjunte el nuevo Formulario I-9 al Formulario I-9 previamente completado e incluya una explicación por escrito.

En los casos en que un empleado haya trabajado para usted bajo una identidad falsa, pero demuestre la autorización actual para trabajar en Estados Unidos, las reglas del Formulario I-9 no requieren la terminación del empleo.

Además, es posible que haya otras leyes, obligaciones contractuales o políticas de la empresa que deba tener en cuenta antes de tomar medidas. Por ejemplo, el INA prohíbe la discriminación basada en la ciudadanía, el estatus migratorio y el origen nacional. Consulte la Sección 11.0, Discriminación Ilegal y Sanciones por Prácticas Prohibidas, para obtener más información.

Para empleadores de E-Verify:

• Sus empleados deben registrar su cambio de nombre legal con la SSA para evitar discrepancias en E-Verify. Para obtener más información, visite www.e-verify.gov/es.
• Si completa un nuevo Formulario I-9 basado en un cambio de nombre no legal, debe confirmar la nueva información del Formulario I-9 a través de E-Verify. Si no completa un nuevo Formulario I-9, no debe crear un nuevo caso de E-Verify.
• Los contratistas federales que están sujetos a la cláusula E-Verify del Reglamento Federal de Adquisiciones (FAR) y que eligen verificar a los empleados existentes actualizando un Formulario I-9 ya completado están sujetos a reglas especiales con respecto a cuándo deben completar un nuevo Formulario I-9. Si elige actualizar el Formulario I-9 para los empleados actuales, debe completar un nuevo Formulario I-9 cuando un empleado cambie su nombre. Para obtener más información, consulte la Guía Suplementaria de E-Verify para contratistas federales, en e-verify.gov.

Debe permitir que los empleados elijan qué documento(s) presentarán de las Listas de Documentos Aceptables. En la Sección 2, un LPR puede optar por presentar un documento de la Lista A (como el Formulario I-551, Tarjeta de Residente Permanente, comúnmente conocida como Tarjeta Verde o Green Cards) o una combinación de documentos de las Listas B y C (como una licencia de conducir emitida por el estado y una tarjeta de Seguro Social sin restricciones). No está obligado a volver a verificar la elegibilidad de empleo de un residente permanente legal que presentó estos documentos y no debe volver a verificar su autorización de empleo.

Los Formularios I-551 pueden:

• No tener fecha de caducidad; emitimos estas tarjetas desde enero de 1977 hasta agosto de 1989.
• Tener una fecha de vencimiento de 10 años.
• Tener una fecha de vencimiento de dos años.

Los LPR también pueden presentar un PRC vencido o que expira, en combinación con cualquiera de estas notificaciones de recibo como un documento de la Lista A:

• Formulario I-797, Notificación de Acción, Notificación de Recibo para el Formulario I-90, Solicitud para Reemplazar la Tarjeta de Residente Permanente.
• Formulario I-797C, Notificación de Acción, Notificación de Recibo del Formulario N-400, Solicitud de Naturalización, que contiene una extensión automática de la Tarjeta de Residente Permanente.

La Notificación de Recibo extiende la validez de la Tarjeta de Residente Permanente más allá de la fecha en el anverso de la tarjeta. La Notificación de Recibo especificará la duración de la extensión automática.

La verificación no es necesaria cuando alguno de los documentos enumerados anteriormente en esta sección caduca.

El Formulario Temporal I-551 Requiere Nueva Verificación

Si un LPR o residente condicional presenta uno de los Formularios I-551 temporales que se enumeran a continuación, debe volver a verificar su autorización de empleo utilizando el Suplemento B, Nueva Verificación y Recontratación:

• Lista A de recibos: La parte de llegada del Formulario I-94551, Registro de Entrada/Salida, que contiene un sello temporal I- (ADIT) vigente y una fotografía del empleado. El empleado debe presentarle su Formulario I-551 a más tardar cuando expire el sello, o un año después de que el Servicio de Aduanas y Protección Fronteriza de Estados Unidos emita el Formulario I-94 si el sello no muestra una fecha de vencimiento.
• Documentos de la Lista A: Un pasaporte extranjero con un sello temporal I- 551 (ADIT) o una anotación impresa I-551 en una visa de inmigrante legible por máquina (MRIV). El empleado debe presentarle un documento de la Lista A o la Lista C cuando expire el sello, o un año después de la fecha de admisión, si el sello no contiene una fecha de vencimiento.
  • La mayoría de los MRIV contienen el siguiente texto en la visa: “TRAS LA APROBACIÓN SIRVE COMO I-551 TEMPORAL QUE EVIDENCIA LA RESIDENCIA PERMANENTE DURANTE 1 AÑO”. El período de un año comienza en la fecha de admisión. Si el empleado recibe un MRIV sin la declaración “DURANTE 1 AÑO”, debe tratar el MRIV como prueba del estatus de residente permanente durante un año a partir de la fecha de admisión.
  • Si el sello en el pasaporte está marcado “CR-1” y está cerca, pero no en el MRIV, sigue siendo un endoso válido.
  • Ingrese el número en letra roja debajo de la fecha de caducidad en el MRIV como número de documento.
• Documento de la Lista C: Un PRC vencido con un Formulario I-797, Notificación de Acción, Notificación de Recibo para un Formulario I-751, Petición para Eliminar Condiciones o un Formulario I-829, Petición del Inversionista para Eliminar Condiciones en el Estatus de Residente Permanente, que indica que USCIS ha extendido la validez de la tarjeta. Debe volver a verificar la autorización de empleo del empleado antes de que finalice su prórroga.

Los indios americanos pueden presentar un documento de la Lista A o un documento de las Listas B y C para el Formulario I-9.

Un documento tribal de indios americanos es un documento oficial de membresía a una tribu o comunidad emitido por una tribu de indios americanos, o una comunidad esquimal o aleuta de Alaska, que es reconocido por el gobierno federal de Estados Unidos. Un documento de membresía a una tribu o comunidad emitido por una tribu o comunidad que no está reconocida por el gobierno federal de Estados Unidos no es un documento tribal de indios americanos aceptable para fines del Formulario I-9. Debido a que el reconocimiento federal de tribus y comunidades puede cambiar con el tiempo, debe consultar el sitio web de la Oficina de Asuntos Indígenas del Departamento de Asuntos Internacionales para determinar si la tribu o comunidad que emitió el documento de membresía está reconocida a nivel federal. Utilice la siguiente guía para determinar si el documento es aceptable como prueba de identidad y autorización de empleo, o solo para fines de identidad.

Tabla 3 Documentos tribales de indios americanos

Los siguientes documentos no se consideran documentos tribales de indios americanos para los fines del Formulario I-9 y no son aceptables como documento de la Lista A, Lista B o Lista C:

• Un documento de membresía tribal emitido por una Primera Nación Canadiense; y
• Un Certificado de Estatus Indígena (comúnmente conocido como "tarjeta INAC") emitido por Asuntos Indígenas y del Norte de Canadá.

Si bien las personas que poseen estos documentos pueden optar a la autorización de empleo en virtud de la sección 289 de la INA (y, en su caso, 8 CFR 289.2), una tarjeta de pertenencia a una tribu expedida por una Primera Nación Canadiense o una tarjeta INAC expedida por el Gobierno de Canadá no pueden, por sí solas, establecer la autorización de empleo.

Si participa en E-Verify, todos los documentos de la Lista B presentados por los empleados, incluidos los documentos tribales de indios americanos, deben contener una fotografía. Esto incluye documentos tribales de indios americanos presentados como un documento de la Lista B. Si el documento tribal de indios americanos del empleado no contiene una fotografía, debe solicitarle al empleado que proporcione un documento diferente de la Lista B con una fotografía. El documento tribal de indios americanos puede ser aceptable como documento de la Lista C del empleado, consulte la tabla anterior. Su empleado también puede optar por proporcionar un documento de la Lista A en lugar de documentos de la Lista B y la Lista C.

Los refugiados y asilados son elegibles para el empleo debido a su estatus y están autorizados a trabajar indefinidamente, porque su estatus migratorio no expira. Pueden presentar cualquier documento de la Lista A o una combinación de documentos de la Lista B y la Lista C de las Listas de Documentos Aceptables del Formulario I-9 para demostrar la identidad y la autorización de empleo. Los empleados también pueden presentar un recibo aceptable en lugar del documento de la Lista A, B o C. Para obtener más información sobre los recibos, incluidos los recibos que pueden presentar los refugiados y asilados, consulte la información a continuación en esta sección o en la Sección 4.4, Recibos aceptables.

Refugiados

Al ingresar a Estados Unidos, DHS proporciona a los refugiados un Formulario I-94, Registro de Entrada/Salida, que no caduca.

Al completar el Formulario I-9, los refugiados deben marcar “no ciudadano autorizado para trabajar” e ingresar “N/A” en el campo “Fecha de vencimiento” en la Sección 1, incluso si tienen un EAD con fecha de vencimiento.

La parte de salida que contiene un sello de admisión de refugiados vigente o un Formulario I-94 electrónico con una clase de admisión de “RE” es un recibo aceptable que establece tanto la autorización de empleo como la identidad durante 90 días. Si el refugiado presenta este recibo, al final del período de recibo de 90 días, el refugiado debe presentar un EAD o un documento de la Lista B, como una licencia de conducir emitida por el estado, con un documento de la Lista C, como una tarjeta de Seguro Social sin restricciones.

Los refugiados también pueden presentar un EAD vencido con un Formulario I-797C, Notificación de Acción, si la notificación enumera la misma categoría de autorización de empleo que el EAD vencido. Esta combinación se considera un documento de la Lista A vigente y es válida hasta 540 días después de la fecha de caducidad de la tarjeta en el EAD.­ Para obtener más información, consulte la Sección 5.0, Extensiones Automáticas de Autorización de Empleo y/o Documentos de Autorización de Empleo (EAD) en Ciertas Circunstancias.

Tabla 4: Documentación que pueden presentar los refugiados

Esta tabla proporciona ejemplos de la documentación que los refugiados pueden presentar para completar el Formulario I-9 y si se requiere la verificación de la autorización de empleo.

Asilados

Después de recibir asilo en Estados Unidos, DHS emite un Formulario I-94, Registro de Entrada/Salida, a los asilados. El Formulario I-94 contendrá un sello o anotación, como “asilo otorgado indefinidamente” o la disposición apropiada de la ley (8 CFR 274a.12(a)(5) o INA 208) para mostrar su autorización de empleo. El asilado no necesita presentar un pasaporte extranjero con este Formulario I-94. Un asilado también puede presentar un Formulario I-94 electrónico con una clase de admisión de “AY”. El Formulario I-94 es un documento aceptable de la Lista C y no caduca ni requiere una nueva verificación. Los asilados que elijan presentar este documento también deben presentar un documento de identidad de la Lista B, como una licencia de conducir o una tarjeta de identificación emitidas por el estado.  

Al completar el Formulario I-9, los asilados deben indicar “no ciudadano autorizado para trabajar” e ingresar “N/A” en la línea de fecha de vencimiento en la Sección 1, incluso si tienen un EAD con fecha de vencimiento.

USCIS emite el EAD a los asilados. Estos son documentos aceptables de la Lista A, sin embargo, las decisiones de los jueces de inmigración o de la Junta de Apelaciones de Inmigración que otorgan asilo no son documentos aceptables de la Lista C porque no son emitidos por DHS.

Tabla 5: Documentación que pueden presentar los asilados

Esta tabla proporciona ejemplos de documentación que los asilados pueden presentar para completar el Formulario I-9 y si se requiere volver a verificar la autorización de empleo.

Cada año, miles de visitantes de intercambio, estudiantes internacionales y sus dependientes vienen a Estados Unidos para estudiar y trabajar.

Las empresas estadounidenses utilizan el programa H-1B para emplear temporalmente a trabajadores extranjeros en una ocupación especializada que requiere experiencia teórica o técnica en un campo determinado, como ciencia, ingeniería o programación informática. Como empleador estadounidense, puede enviar un Formulario I-129, Petición para un Trabajador No Inmigrante, a USCIS para no inmigrantes que tengan ciertas habilidades, siempre que cumplan con los requisitos establecidos. También debe incluir un Formulario ETA 9035 aprobado, Solicitud de Condición Laboral, con el Formulario I-129 y otra documentación.

• Un empleado recién contratado con clasificación H-1B. Si USCIS aprueba su petición, recibirá el Formulario I-797, Notificación de Acción, que indica que el trabajador extranjero ha sido aprobado para la clasificación H-1B. Una vez que su empleado comience a trabajar para usted, ambos deben completar el Formulario I-9.
• Extensiones H-1B. USCIS puede aprobar peticiones H-1B por un período inicial de hasta tres años y puede otorgar extensiones por hasta tres años adicionales. Bajo ciertas circunstancias, USCIS puede extender la autorización de empleo de un trabajador H-1B más allá del límite de seis años.
• H-1B Empleo continuo con el mismo empleador. Para que un trabajador H-1B continúe trabajando para usted más allá del vencimiento de su estatus H-1B actual (como se indica en la fecha de vencimiento en su Formulario I-797), debe solicitar una extensión de estadía antes de la fecha de finalización de su estatus H-1B aprobado. Si usted presenta a tiempo un Formulario I-129 para prorrogar su estatus, están autorizados a seguir trabajando hasta 240 días mientras USCIS tramita la petición, o hasta que USCIS tome una decisión sobre su petición, lo que ocurra primero. Cuando expire la autorización de trabajo de su empleado, debe escribir “240-Day Ext.” e ingresar la fecha en la que presentó el Formulario I-129 a USCIS en el campo Información adicional de la sección 2. Debe volver a verificar la autorización de empleo del empleado utilizando el Suplemento B, Nueva Verificación y Recontratación una vez que reciba la decisión de USCIS, o antes de que finalice el período de 240 días, lo que ocurra primero. Consulte la Sección 7.7, Extensiones de estadía para otras categorías de no inmigrantes.
• Empleados H-1B que cambian de empleador (portabilidad). Un empleado H-1B que está cambiando de empleador H-1B puede comenzar a trabajar para el nuevo empleador tan pronto como el empleador presente una petición del Formulario I-129 en nombre del empleado, sin embargo, el empleador debe hacerlo antes de que expire el período de autorización del empleado. También debe completar un nuevo Formulario I-9 para este empleado recién contratado. El Formulario I-94 vigente de un empleado H-1B emitido para el empleo con el empleador anterior, junto con su pasaporte extranjero, cualifica como un documento de la Lista A. Debe escribir “AC-21” e ingresar la fecha en que envió el Formulario I-129 a USCIS en el campo “Información adicional” en la Sección 2. Consulte la Sección 7.7, Extensiones de estadía para otras categorías de no inmigrantes.

Para obtener más información sobre el empleo de trabajadores H-1B, visite nuestra página web sobre H-1B. También puede leer las Instrucciones del Formulario I-129 para obtener más información sobre la solicitud de extensiones de estadía.

El programa H-2A permite a los empleadores de Estados Unidos traer trabajadores extranjeros para ocupar trabajos agrícolas temporales o estacionales (que generalmente no duran más de un año) si no hay trabajadores estadounidenses disponibles. Antes de presentar una petición ante USCIS, primero debe obtener una certificación de trabajo temporal válida para trabajadores H-2A del Departamento de Trabajo de Estados Unidos (DOL). Una vez certificado, puede solicitar la clasificación H-2A para varios trabajadores presentando un Formulario I-129, Petición para Trabajador No Inmigrante con USCIS. Si aprobamos su petición, puede contratar a los trabajadores extranjeros que solicitó.

• Empleado recién contratado en clasificación H-2A. El Formulario I-94 vigente de un trabajador H-2A que indica el estatus H-2A, junto con su pasaporte extranjero cualifica como un documento de la Lista A. Ingrese la información de estos documentos en la Sección 2 en la Lista A, junto con la fecha de vencimiento que se encuentra en el Formulario I-94.
• H-2A Empleo continuo con el mismo empleador. Puede extender el estatus H-2A de su trabajador en incrementos de no más de un año presentando oportunamente una nueva petición del Formulario I-129 a nombre del trabajador. En la mayoría de los casos, se requiere una nueva certificación de trabajo temporal del DOL antes de poder presentar el Formulario I-129. Para evitar la interrupción del empleo, debe presentar una petición para extender el estatus del empleado y la autorización de empleo mucho antes de que caduque. Cuando vence la autorización de trabajo de su empleado H-2A, debe actualizar su Formulario I-9 escribiendo “240-Day Ext.” e ingresar la fecha en que envió el Formulario I-129 a USCIS en el campo “Información adicional” en la Sección 2. USCIS puede extender una sola petición H-2A por hasta dos semanas sin una certificación laboral aprobada adicional bajo ciertas circunstancias. En este caso, escriba “extensión de dos semanas” e ingrese la fecha en que envió el Formulario I-129 a USCIS en el campo “Información adicional” en la Sección 2.

Si presenta un Formulario I-129 a tiempo para extender el estatus de su empleado H-2A, el empleado está autorizado a continuar trabajando hasta 240 días mientras USCIS procesa la petición, o hasta que USCIS tome una decisión sobre su petición, lo que ocurra primero. Debe volver a verificar la autorización de empleo del empleado usando el Suplemento B, Nueva Verificación y Recontratación una vez que reciba la decisión de USCIS, en la petición H-2A o al final del período de 240 días, lo que ocurra primero.

Consulte la Sección 7.7, Extensiones de estadía para otras categorías de no inmigrantes.

• Extensión H-2A con un nuevo empleador. En la mayoría de los casos, un trabajador H-2A no puede comenzar a trabajar para un nuevo empleador hasta que USCIS apruebe la petición de cambio de empleador. Sin embargo, si se ha inscrito en E-Verify, puede emplear a un trabajador H-2A a partir de la “Fecha de recibo” en el Formulario I-797 que USCIS le envía. El trabajador H-2A está autorizado a trabajar hasta 120 días mientras USCIS procesa la petición, o hasta que USCIS tome una decisión sobre su petición, lo que ocurra primero. Usted y su empleado recién contratado deben completar el Formulario I-9. El Formulario I-94 vigente del empleado que indica su estatus H-2A, junto con el pasaporte extranjero vigente del empleado, cualifican como un documento de la Lista A. Debe escribir “120-Day Ext.” e ingresar la “Fecha de recibo” del Formulario I-797en el campo “Información adicional” en la Sección 2.

Si USCIS deniega la nueva petición antes de que expire el período de 120 días, USCIS cancelará automáticamente la autorización de empleo del trabajador H-2A dentro de 15 días calendario posteriores a su decisión de denegación. USCIS también puede rescindir la autorización de empleo si no se mantiene como empleador de E-Verify al día. Debe volver a verificar la autorización de empleo del empleado por mediod el Suplemento B: Nueva Verificación y Recontratación, ya sea al final del período de 120 días o una vez que reciba nuestra decisión sobre la petición H-2A, lo que ocurra primero. Si USCIS niega su petición, cuente 15 días a partir de la fecha de la denegación para determinar la fecha de vencimiento de la autorización de empleo del empleado.

Consulte la Sección 7.7, Extensiones de estadía para otras categorías de no inmigrantes. Para obtener más información sobre el empleo de trabajadores H-2A, visite nuestra página web H2A.

Los no inmigrantes en otras categorías pueden recibir extensiones de estadía si sus empleadores presentan oportunamente el Formulario I-129 (o el Formulario I-129CW, Petición para un Trabajador Transicional No Inmigrante de CNMI para no inmigrantes CW) con USCIS. Estos empleados están autorizados a continuar trabajando hasta por 240 días mientras USCIS procesa su petición, o hasta que USCIS tome una decisión sobre su petición, lo que suceda primero. Debe escribir “240-day Ext.” y la fecha en que envió el Formulario I-129 a USCIS en el campo Información adicional en la Sección 2.

Otras categorías incluyen: CW-1, H-1B, H-1B1, H-2A, H-2B (consulte a continuación la guía de portabilidad temporal), H-3, L-1, O-1, O-2, P- 1, P-2, P-3, R-1, TN, A-3, E-1, E-2, E-3, G-5 e I. Las personas físicas en las categorías E-1 y E-2 pueden ser empleadores o empleados. Como recordatorio, los empleadores solo están obligados a tener los Formularios I-9 para los empleados.

Puede leer las Instrucciones del Formulario I-129 para obtener más información sobre la presentación de extensiones de estadía.

Requisitos del Formulario I-9 al solicitar extensiones de estadía

Guarde los siguientes documentos con el Formulario I-9 actual del empleado para demostrar que solicitó una extensión de estadía en su nombre:

• Una copia del nuevo Formulario I-129 o del Formulario I-129CW;
• Prueba de que pagó la tarifa de presentación; y
• Prueba de que envió la nueva petición a USCIS.

Después de enviar la petición a USCIS, USCIS le enviará el Formulario I-797C reconociendo que hemos recibido su petición. Una vez que reciba el Formulario I-797C, debe guardarlo con el Formulario I-9 del empleado y ya no necesitará guardar una copia de la solicitud del Formulario I-129, el comprobante de pago y el recibo de envío con el Formulario I-9.

Si USCIS aprueba la petición de extensión de estadía, recibirá el Formulario I-797 que incluye una fecha de vencimiento y un Formulario I-94 adjunto. Ingrese el título, el número y la fecha de vencimiento del documento utilizando el Suplemento B: Nueva Verificación y Recontratación del Formulario I-9. Debe entregar a su empleado el Formulario I-94, que es evidencia de su estatus de no inmigrante autorizado para el empleo.

Requisitos del Formulario I-9 para la Portabilidad H-2B

Las reglas finales temporales conjuntas de DHS y el Departamento de Trabajo (87 FR 30334 y 87 FR 76816) brindan flexibilidad de portabilidad temporal para los trabajadores H-2B que ya se encuentran en Estados Unidos para comenzar a trabajar inmediatamente con un nuevo empleador después de una petición H-2B (respaldada por un certificado de trabajo temporal (TLC) válida) y antes de que se apruebe. Esta portabilidad H-2B se autoriza a beneficiarios de solicitudes de extensión de estadía recibidas por USCIS a partir del 25 de enero de 2023, así como para beneficiarios de solicitudes pendientes a partir del 25 de enero de 2023. Las disposiciones relacionadas con la portabilidad solo están disponibles para peticionarios y trabajadores no inmigrantes H-2B que inicien empleo hasta el final del 24 de enero de 2024.

El trabajador H-2B está autorizado a comenzar a trabajar con usted, el nuevo empleador, por un período que no exceda los 60 días a partir de la fecha de recibo en el Formulario I-797C, Notificación de Acción, en la que se acusa recibo de la petición en la que se solicita una extensión de estadía o, si la fecha de inicio es posterior a la fecha de recibo del I-797C, por un período de hasta 60 días a partir de la fecha de inicio del empleo en la petición.

Nota: El Formulario I-94, Registro de Entrada/Salida vigente del empleado H-2B, que indica su estatus H-2B, junto con el pasaporte extranjero del empleado, cualifican como un documento de la Lista A del Formulario I-9.

Para completar la Sección 2, ingrese en la Lista A:

• La información del pasaporte extranjero vigente;
• La información del Formulario I-94 vigente; y
• En el campo “Información adicional”, “60-day Ext.” y la fecha en que envió el Formulario I-129 a USCIS.

Si USCIS deniega la nueva petición, o si retira la nueva petición antes de que venza el período de 60 días, USCIS cancelará automáticamente la autorización de empleo del trabajador H-2B en 15 días calendario después de la decisión de denegación o la fecha en que se retira la nueva petición.

Debe volver a verificar la autorización de empleo del empleado al final del período de 60 días descrito anteriormente o una vez que reciba una decisión sobre la petición H-2B, lo que ocurra primero. Si su petición es denegada o retirada, cuente 15 días a partir de la fecha de la solicitud de denegación o retiro para calcular la fecha de vencimiento de la autorización de empleo del empleado.

Los estatus de no inmigrante T y U (víctimas de trata de personas y otros delitos) se otorgan hasta por cuatro años y pueden extenderse bajo ciertas circunstancias. Los familiares de los no inmigrantes T y U también pueden cualificar para estos estatus. Los no inmigrantes T y U están autorizados a trabajar en virtud de su estatus de inmigración o pueden solicitar autorización para trabajar al USCIS, en función de su clase de admisión. USCIS emite el Formulario I-766, Documento de Autorización de Empleo (EAD) para no inmigrantes T y U autorizados para trabajar, aunque no todas las clases de no inmigrantes T y U deben tener un EAD antes de comenzar a trabajar.

Al completar la Sección 1 del Formulario I-9, los empleados con estatus de no inmigrante T o U deben marcar “no ciudadano autorizado para trabajar” e ingresar la fecha de caducidad de la tarjeta de su EAD o “Admitir hasta” de su Formulario I-94, Registro de Entrada/Salida, o la fecha “Válido hasta” en el campo “Fecha de vencimiento”.

Para la Sección 2, los empleados con estatus de no inmigrante T o U pueden optar por presentar su EAD, que es un documento aceptable de la Lista A. Los empleados cuyo Formulario I-94 indique una clase de admisión de T-1, U-1, U-2, U-3, U-4 o U-5 pueden optar por presentar su Formulario I-94 como documento de la Lista C #7 y deben presentar también un documento de identidad de la Lista B. Estos empleados están autorizados a trabajar en relación de dependencia. Sin embargo, los Formularios I-94 que contengan una admisión de T-2, T-3, T-4, T-5 o T-6 no son aceptables como documento de la Lista C. Estos empleados pueden solicitar una autorización de trabajo y recibir un EAD.

Debe volver a verificar la autorización de empleo del empleado utilizando el Suplemento B, Nueva Verificación y Recontratación a más tardar en la fecha en que vence la autorización de empleo del empleado o el Documento de Autorización de Empleo, lo que ocurra primero. Consulte la Sección 6.1, Nueva verificación de la autorización de empleo para empleados actuales, para obtener más información.

Extensión de Estatus Basado en un Formulario I-485 Pendiente

Los no inmigrantes T y U pueden solicitar el estatus de residente permanente legal presentando un Formulario I-485, Solicitud para Registrar Residencia Permanente o Ajustar Estatus, siempre que cumplan con los requisitos de elegibilidad. Una vez que la solicitud del Formulario I-485 se haya presentado correctamente, USCIS emitirá un Formulario I-797C, Notificación de Acción, para la solicitud para ajustar estatus y la extensión del estatus actual de no inmigrante T o U.

Si el Formulario I-485 se presenta a tiempo, esta notificación, cuando se presenta en combinación con un Formulario I-94 de admisión de empleado no inmigrante T-1, U-1, U-2, U-3, U-4 o U-5, es un documento aceptable de la Lista C #7 para mostrar la autorización de empleo. Para los no inmigrantes T-1, esta combinación de documentos demuestra la autorización de empleo durante dos años a partir de la fecha “Admitir hasta” o “Válido hasta” del registro de admisión del Formulario I-94 (a menos que la solicitud del Formulario I-485 sea denegada o retirada, lo que ocurra primero). En el caso de un no inmigrante U-1, U-2, U-3, U-4 o U-5, esta combinación de documentos demuestra la autorización de empleo durante un año a partir de la fecha de “Admitido hasta” o “Válido hasta” que figura en el registro de admisión del Formulario I-94 (a menos que la solicitud del Formulario I-485 sea denegada o retirada, lo que ocurra primero). Para determinar si el I-485 se presentó a tiempo, la “Fecha de recibo” en el Formulario I-797C debe ser igual o anterior a la fecha de “Admisión hasta” o “Válido hasta” del Formulario I-94. Tenga en cuenta que la combinación de documentos del Formulario I-797C y el Formulario I-94 no aplica a los no inmigrantes T-2, T-3, T-4, T-5 y T-6. En cambio, pueden buscar autorización de empleo a través del proceso de solicitud del Formulario I-765.

En la Sección 1, los empleados que son no inmigrantes T-1, U-1, U-2, U-3, U-4 o U-5 deben:

• Seleccionar “no ciudadano autorizado a trabajar hasta que”; e
• Ingresar la fecha extendida del Formulario I-94 “Admitir hasta” o “Válido hasta” como la fecha de vencimiento.

El empleado puede optar por presentar un EAD como un documento de la Lista A, o la combinación de un documento de la Lista B y la Lista C, para demostrar su identidad y elegibilidad para el empleo. Si el empleado presenta documentos de la Lista B y C, como una licencia de conducir para la Lista B y un Formulario I-797C para la Lista C en combinación con el registro de admisión del Formulario I-94, como se describe anteriormente, debe hacer lo siguiente para completar la Sección 2:

• Ingresar la información del documento de la Lista B del empleado;
• En la Lista C, ingrese “Documento de Autorización de Empleo (DHS)” como título del documento;
• Ingresar el número de recibo del Formulario I-797C como número de documento;
• Ingresar la fecha extendida del Formulario I-94 en “Admitir hasta” o “Válido hasta” en el campo “Fecha de vencimiento”; e 
• Ingresar “Pendiente I-485” en el campo “Información adicional”.

Si la Sección del Formulario I-92 de un empleado actual se completó con el Formulario I-94 como documento de la Lista C, puede actualizar la Sección 2. Ingrese “I-485 pendiente” y la fecha extendida en el Formulario I-94 en “Admitir hasta” o “Válido hasta” en el campo “Información adicional”. Debe volver a verificar la autorización de empleo del empleado antes de la fecha que ingresó en el campo “Información adicional”.

Si el empleado presenta, en combinación, un Formulario I-797C y un Formulario I-94 para completar el Suplemento B, Nueva Verificación y Recontratación, debe:

• Ingresar “Documento de Autorización de Empleo (DHS)” como título del documento;
• Proporcionar el número de recibo del Formulario I-797C como número de documento;
• Ingresar la fecha extendida en el Formulario I-94 en “Admitir hasta” o “Válido hasta” en el campo “Fecha de vencimiento”; e
• Ingresar “I-485 Pendiente” en el campo “Información adicional”.

Extensión del estatus basado en la aplicación de la ley o circunstancias excepcionales

Los no inmigrantes T o U pueden solicitar una extensión de estatus en función de la necesidad de aplicación de la ley o circunstancias excepcionales mediante la presentación adecuada del Formulario I-539, Solicitud para Extender/Cambiar el Estatus de No Inmigrante. El Formulario I-797C, Notificación de Acción, recibido después de presentar un Formulario I-539 no es un documento aceptable para fines del Formulario I-9.

Sin embargo, dichas personas pueden presentar un Formulario I-765 para solicitar la renovación del EAD cuando presenten una solicitud del Formulario I-539, como se describió anteriormente.

Esta subsección incluye guías sobre la evidencia de autorización de empleo que otros trabajadores temporales con estatus de no inmigrante E y L pueden presentar al completar el Formulario I-9.

Miembros de Asociaciones de Empleadores

Aplican reglas especiales a los empleadores que son miembros de una asociación de dos o más empleadores que han llegado a un acuerdo de negociación colectiva con una o más organizaciones de empleados. En este caso, cumplirá con los requisitos de verificación de elegibilidad de empleo para su empleado si:

• El empleado es miembro de una unidad de negociación colectiva y está empleado bajo un acuerdo de negociación colectiva como se describe anteriormente; y
• Otro empleador que es miembro de la misma asociación de empleadores (o un agente de la asociación de empleadores) ha cumplido previamente con los requisitos de verificación de elegibilidad de empleo para esta persona dentro de tres años (o, si es menor, el período de tiempo que la persona está autorizada a trabajar en Estados Unidos).

Todavía aplican sanciones por emplear a sabiendas a no ciudadanos que no están autorizados a trabajar en Estados Unidos.

Agencias estatales de empleo

Una agencia estatal de empleo, también conocida como agencia estatal de mano de obra, se define en 8 CFR 274a.1 como cualquier unidad del gobierno estatal designada para cooperar con el Departamento del Trabajo de Estados Unidos en el funcionamiento del sistema público de servicios de empleo.

Las agencias estatales de empleo tienen la opción de completar el Formulario I-9 para las personas que recomiendan para el empleo. Las agencias que lo hagan deben emitir un certificado de elegibilidad de empleo para usted, como empleador, por lo que se recibe dentro de 21 días laborales posteriores a la fecha en que se contrata a la persona referida. La persona referida no puede presentar el certificado.

Formulario I-9

Para completar el Formulario I-9, la agencia debe seguir las guías de este manual, excepto que la agencia debe dejar en blanco el primer día de empleo del empleado en la Sección 2 y no debe aceptar recibos en lugar de documentos.

No se requiere que la agencia complete el Formulario I-9 y le emita un certificado para una persona referida que sea contratada por tres días o menos. Si la agencia elige completar el Formulario I-9 para estas personas, deben ser consistentes y completar el Formulario I-9 para todas las personas contratadas por tres días o menos. La agencia debe notificarle su política en estas circunstancias. Si la agencia decide no verificar la elegibilidad de empleo o emitir certificaciones, debe indicarle que debe completar el Formulario I-9 para estas personas. Esta notificación puede estar incluida en la orden de trabajo o en el formulario de referido que reciba de la agencia.

Recomendación

Después de que la agencia y la persona referida completan el Formulario I-9, la agencia debe proporcionarle una orden de trabajo u otra referencia apropiada a nombre de la persona referida. La orden de trabajo sirve como evidencia de que la agencia completó el Formulario I-9 para la persona referida. La agencia puede proporcionarle la orden de trabajo por teléfono.

La orden de trabajo u otros referidos, incluidas las autorizaciones telefónicas, proporcionan lo siguiente:

• Nombre de la persona referida;
• Fecha del referido
• Número de orden de trabajo u otro número de identificación;
• Nombre y cargo del oficial de la agencia; y
• Dirección y número de teléfono de la agencia.

Estándares de certificación

Las agencias deben emitir un certificado con membrete oficial de la agencia y un oficial designado debe firmarlo. Los certificados deben incluir la siguiente información:

• Fecha de expedición del certificado;
• Nombre y dirección del empleador;
• Nombre y fecha de nacimiento de la persona referida;
• Puesto o tipo de empleo para la persona referida;
• Número de orden de trabajo;
• Formulario I-9 Sección 2 documento(s), incluyendo título y número;
• Certificación de que la agencia cumplió con 8 CFR 274(a)(1)(B) para verificar la identidad y elegibilidad de empleo de la persona referida, y determinar, según el mejor conocimiento de la agencia, que la persona está autorizada a trabajar en Estados Unidos;
• Cualquier restricción, condición, fecha de vencimiento u otras limitaciones que se relacionen con la autorización de empleo de la persona o una declaración que afirme que no hay restricciones;
• Una declaración de que el empleador no está obligado a verificar la identidad o la elegibilidad de empleo de la persona, pero que debe conservar la certificación en lugar del Formulario I-9;
• Un espacio o línea para que la persona referida, bajo pena de perjurio, firme su nombre frente al empleador cuando el empleador reciba la certificación; y
• Una declaración de que la falsificación, emisión no autorizada o alteración de la certificación constituye una violación de la ley federal bajo el Título 18, U.S.C. 1546.

Si una persona previamente referida y certificada regresa dentro de tres años posteriores a completar el Formulario I-9, la agencia debe revisar el Formulario I-9 del empleado. Si la persona todavía está autorizada para trabajar, la agencia no necesita completar un nuevo Formulario I-9 antes de emitir un nuevo certificado. No se requiere un nuevo certificado cuando una persona es referida y recontratada por el mismo empleador. La agencia debe volver a verificar la autorización de empleo de la persona utilizando el Suplemento B, Nueva Verificación y Recontratación si está vencida antes de emitir un nuevo certificado. Consulte la Sección 6.1, Nueva Verificación de la Autorización de Empleo para Empleados Actuales, para obtener más información.

Si la persona referida regresa para otros referidos y la agencia completó su Formulario I-9 hace más de tres años, la agencia debe completar un nuevo Formulario I-9.

Retención de documentos

La agencia debe tener un Formulario I-9 y una copia del certificado para cada referido en la nómina de un empleador.

La agencia estatal de empleo debe conservar el Formulario I-9 y el certificado durante tres años a partir de la fecha en que la persona fue Referidas por última vez por la agencia y contratada por el empleador. El empleador debe conservar una copia del certificado durante tres años después de la contratación de la persona referida o un año después de que la persona deje de trabajar para el empleador, lo que ocurra más tarde.

Empleadores de Personas Referidas por una Agencia Estatal de Empleo

Si una agencia le remite a un posible empleado con una orden de trabajo, otro formulario de remisión apropiado o una remisión autorizada por teléfono, y la agencia le envía un certificado dentro de 21 días laborales posteriores a la remisión, no tiene que verificar los documentos ni completar un Formulario I-9 si contrata a esa persona.

Certificación

Después de contratar a una persona referida y al recibir el certificado emitido por la agencia estatal de empleo, usted debe:

• Revisar la información de identificación para asegurarse de que se relaciona con la persona contratada;
• Observar a la persona firmar el certificado en el momento en que lo recibe;
• Cumplir con los requisitos de la nueva verificación al:
  • Actualizar el certificado al vencimiento de la fecha de autorización de empleo si es necesario; o
  • Dejar de emplear a la persona al vencimiento de su fecha de autorización de empleo en el certificado.

Consulte la Sección 6.1, Nueva Verificación de la Autorización de Empleo para Empleados Actuales, para obtener información sobre la nueva verificación. Como recordatorio, la verificación se llevará a cabo en el certificado de su empleado y no en el Suplemento B del Formulario I-9.

La agencia de su estado no está obligada a completar el Formulario I-9 ni a emitir certificados para sus empleados que son contratados por tres días o menos. Si esta es la política de su agencia estatal, debe completar el Formulario I-9 para estos empleados.

Nueva verificación / recontratación

No es necesario volver a verificar a un empleado si:

• Volverá a contratar al empleado dentro de tres años posteriores a la fecha de emisión de su certificado inicial; y
• Determina que el certificado pertenece al empleado y que sigue estando autorizado para trabajar.

Si revisa el certificado y determina que el empleado no parece estar autorizado para trabajar, vuelva a verificar al empleado y actualice el certificado. Esto significa que el empleado debe presentar documentos adicionales para demostrar que está autorizado para trabajar. Consulte la Sección 13.1, Documentos de la Lista A que establecen la identidad y la autorización de empleo, o la Sección 13.3, Documentos de la Lista C que establecen la autorización de empleo, para obtener documentos aceptables para la nueva verificación.

No vuelva a verificar los siguientes documentos después de que caduquen:

• Pasaporte estadounidense;
• Tarjeta de pasaporte de Estados Unidos;
• Formulario I-551, Registro de Extranjero/Tarjeta de Residencia Permanente; y
• Documentos de la Lista B.

Si no vuelve a verificar oportunamente la autorización de empleo de un empleado y continúa empleando a la persona después de que haya vencido su autorización de empleo, es posible que haya violado INA 274A(a)(2) y podría estar sujeto a sanciones según lo dispuesto en la Sección 11.0, Discriminación Ilegal y Sanciones por Prácticas Prohibidas.

Retención de documentos

Debe documentar cualquier referido de trabajo autorizado por teléfono como evidencia de la orden de trabajo. Conserve los referidos de trabajo donde conserva sus Formularios I-9.

Debe tener un certificado para cada persona referida que esté en su nómina y retenerlo durante un período de tiempo después de que dejen de trabajar para usted. La retención de certificados para una persona referida recontratada se calcula a partir de la última fecha de contratación. Para calcular cuánto tiempo conservar un certificado:

• Si la persona referida trabajó durante menos de dos años, conserve el certificado durante tres años después de la fecha de contratación.
• Si la persona referida trabajó durante más de dos años, conserve su certificado durante un año después de la fecha en que dejó de trabajar para usted.

Cree su propio Formulario I-9

USCIS ofrece un Formulario I-9 que se puede completar por computadora, pero no tiene capacidades electrónicas completas. Usted puede crear su propio Formulario I-9 electrónico si:

• Proporciona a los empleados las instrucciones para completar el formulario;
• Crea un formulario legible;
• No realiza cambios en el nombre, el contenido o la secuencia de los elementos de datos y las instrucciones que proporcionamos en nuestro sitio web;
• No inserta elementos de datos o lenguaje adicionales; y
• Conserva los formularios generados de acuerdo con los estándares especificados en 8 CFR 274a.2(e), (f), (g), (h) e (i), según corresponda.

También puede utilizar cualquier programa informático comercial o sistema de procesamiento automatizado de datos que cumpla con estos estándares. Asegúrese de que el programa o sistema no restrinja el acceso o el uso por parte de una agencia gubernamental de Estados Unidos.

Uso de un sistema de almacenamiento electrónico para el Formulario I-9

Usted puede conservar el Formulario I-9 de manera impresa o electrónica, o una combinación de ambas. Si completa un Formulario I-9 impreso, puede escanear y cargar el formulario original firmado, corregirlo o actualizarlo, y conservarlo electrónicamente. Puede destruir el formulario original impreso después de haberlo almacenado de forma segura en formato electrónico. Cualquier sistema electrónico que utilice para generar el Formulario I-9 o retener los Formularios I-9 completados debe incluir:

• Controles razonables para garantizar la integridad, precisión y confiabilidad del sistema;
• Controles razonables diseñados para prevenir y detectar la creación, adición, alteración, eliminación o deterioro no autorizado o accidental de un Formulario I-9 completado o almacenado electrónicamente, incluida la firma electrónica, si se utiliza;
• Un programa de inspección y garantía de calidad que evalúe regularmente el sistema e incluya verificaciones periódicas del Formulario I-9 almacenado electrónicamente, incluida la firma electrónica, si se utiliza; Un sistema de categorización que permita a los usuarios identificar y recuperar los registros mantenidos en el sistema; y
• La capacidad de reproducir copias impresas legibles.

Si usted elige completar o retener el Formulario I-9 electrónicamente, puede usar uno o más sistemas electrónicos de generación o almacenamiento, siempre que cualquier Formulario I-9 retenido en el sistema permanezca completamente accesible y cumpla con las regulaciones. Puede cambiar los sistemas siempre que cada sistema electrónico utilizado cumpla con los requisitos reglamentarios de rendimiento. Para cada sistema electrónico utilizado, debe mantener y poner a disposición, previa solicitud, descripciones completas de:

• El sistema, incluidos todos los procedimientos relacionados con su uso; y
• El sistema de categorización que identifica y recupera documentos y registros relevantes. No es necesario mantener bases de datos de categorización separadas para cada sistema si pueden lograr resultados comparables sin hacerlo.

Documentación de sus procesos comerciales del Formulario I-9

Si elige completar o conservar el Formulario I-9 electrónicamente, debe mantener (y poner a disposición previa solicitud) la documentación de los procesos comerciales que:

• Crean o generan el Formulario I-9 retenido;
• Modifican y mantienen el Formulario I-9 retenido; y
• Establecen la autenticidad e integridad de los formularios, como los resultados de auditorías.

Firma electrónica del Formulario I-9

Si completa el Formulario I-9 electrónicamente y lo firma de manera electrónica, su sistema para capturar firmas electrónicas debe:

• Permitir que las personas reconozcan que leyeron la certificación;
• Adjuntar la firma electrónica a un Formulario I-9 completado electrónicamente;
• Grabar la firma electrónica en el momento de la transacción;
• Crear y conservar un registro que verifique la identidad de la persona que produce la firma;
• A solicitud del empleado, proporcionar una confirmación impresa de la transacción; e
• Incluir un método para reconocer que ha dado fe de la información requerida en la Sección 2.

Si elige usar una firma electrónica para completar el Formulario I-9, pero no cumple con estos estándares, DHS puede determinar que no ha completado correctamente el Formulario I-9 y que está violando la sección 274A (a)(1)(B) de la INA (8 CFR Parte 274A.2(b)(2)).

Retención del Formulario Electrónico I-9 de forma segura

Si retiene el Formulario I-9 electrónicamente, debe implementar un programa efectivo de seguridad de registros que garantice que:

• Solo el personal autorizado tiene acceso a los registros electrónicos;
• Tiene un plan alterno para recuperar registros y protegerse contra la pérdida de información;
• El personal autorizado está capacitado para minimizar el riesgo de alterar o borrar de manera errónea o accidental los registros electrónicos; y
• El sistema crea un registro seguro y permanente cuando una persona crea, completa, actualiza, modifica, altera o corrige un registro electrónico. Este registro debe incluir la fecha de acceso, la identidad de la persona que accedió al registro electrónico y las acciones particulares que tomó.

Si su acción o inacción resulta en la alteración, pérdida o borrado de un registro electrónico, y usted sabía, o razonablemente debería haber sabido, que la acción o inacción podría tener ese efecto, se le puede encontrar en violación de la sección 274A(b)(3) de la INA (8 CFR 274a.2(g)(2)).

Si elige copiar o escanear los documentos que presenta un empleado al completar el Formulario I-9, debe conservar las copias (o imágenes electrónicas) con su Formulario I-9 o su registro de empleado.

Hacer copias de los documentos de un empleado no reemplaza completar el Formulario I-9. Incluso si conserva copias de los documentos, aún debe completar y conservar completamente el Formulario I-9. Si elige conservar copias de los documentos de un empleado por razones no relacionadas con los requisitos de E-Verify, debe hacerlo para todos los empleados, independientemente de su origen nacional real o percibido, ciudadanía o estatus migratorio, o puede violar las leyes contra la discriminación.

Las copias o imágenes electrónicas de los documentos deben ser recuperables de acuerdo con los estándares de DHS sobre retención electrónica, documentación, seguridad y firmas electrónicas para empleadores y empleados, como se especifica en 8 CFR 274a.2(b)(3).

Si realiza copias o imágenes electrónicas de los documentos del empleado, debe conservarlos con el Formulario I-9 correspondiente o con los registros del empleado de acuerdo con los estándares de retención de registros electrónicos especificados en 8 CFR 274a.2(b)(3). Sin embargo, si hace copias o imágenes electrónicas de los documentos del empleado, debe ponerlos a disposición en el momento de una inspección del Formulario I-9 por parte de DHS, el DOJ o el DOL.

Si usted es un participante de E-Verify y elige utilizar un procedimiento alterno para examinar de manera remota la documentación del Formulario I-9 de su empleado, debe conservar copias claras y elegibles de todos los documentos que examine con el Formulario I-9 del empleado. Para obtener más información, consulte la Sección 4.1, Conservación de copias de los documentos que presenta su empleado.

INA autoriza específicamente a los oficiales de DHS, IER y DOL a inspeccionar los Formularios I-9, incluidas las copias de los documentos retenidos de los empleados con el Formulario I-9 correspondiente. Los oficiales le notificarán al menos tres días laborales antes de comenzar una inspección. Debe hacer que los Formularios I-9 estén disponibles según se soliciten en el lugar donde DHS, IER o DOL pidan verlos. También puede enviar los Formularios I-9 y los documentos de respaldo a la agencia en formato electrónico o en copia impresa, si así se solicita.

Si almacena los registros del Formulario I-9 en una ubicación fuera de la localidad informe al proveedor de la inspección dónde está la localidad y haga los arreglos para la inspección. Los oficiales de inspección pueden realizar una inspección en una oficina de una agencia autorizada de Estados Unidos si se hacen arreglos previos. Los reclutadores o agentes que refieren por pago que designen a un empleador para completar los procedimientos de verificación de empleo pueden presentar copias o imágenes electrónicas impresas de los Formularios I-9 durante una inspección. Si se niega o retrasa una inspección, es posible que se determine que no ha cumplido con los requisitos legales y/o reglamentarios anteriores.

Durante una inspección, usted debe:

• Recuperar y presentar solo los Formularios I-9 y los documentos de respaldo que el oficial de inspección solicite específicamente. Los documentos de respaldo incluyen copias de los documentos del Formulario I-9 almacenados con los Formularios I-9 y los resultados de auditorías asociadas que demuestran las acciones tomadas dentro o en el sistema durante un período de tiempo determinado.
• Proporcionar al oficial de inspección el hardware, software, acceso al personal de la empresa y los documentos apropiados necesarios para localizar, recuperar, leer y reproducir cualquier Formulario I-9 almacenado electrónicamente, cualquier documento de respaldo y los resultados de auditorías asociadas, informes y otros datos utilizados para mantener la autenticidad, integridad y confiabilidad de los registros.
• Si se le solicita, proporcione al oficial de inspección cualquier archivo de resumen electrónico razonablemente disponible u obtenible (como hojas de cálculo) que contenga todos los campos de información en cualquier Formulario I-9 almacenado electrónicamente.

Si usted es un empleador en E-Verify y recibe una notificación de inspección, debe proporcionar los formularios I-9 que contienen los números de verificación de casos de E-Verify. Si no incluyó los números de caso de E-Verify en el Formulario I-9, proporcione las páginas de detalles del caso de E-Verify durante la inspección.

Discriminar en los procesos de verificación del Formulario I-9 e E-Verify podría violar la ley federal. Esta sección describe la discriminación prohibida y cómo prevenirla mientras se verifica la elegibilidad de empleo de una persona.

Prácticas Documentales Desleales

INA le prohíbe a los empleadores a cometer prácticas documentales desleales, lo que significa discriminar cuando verifica la identidad y la autorización de empleo de una persona (generalmente, los procesos del Formulario I-9 e E-Verify). Las prácticas documentales desleales generalmente ocurren cuando los empleadores tratan a las personas de manera diferente a base del origen nacional, la ciudadanía o el estatus migratorio en el proceso del Formulario I-9 o E-Verify, o cualquier otro proceso que un empleador pueda usar para verificar la elegibilidad de empleo. Esto se puede clasificar ampliamente en tres tipos de conducta ilegal:

• Solicitar que alguien presente documentos adicionales o diferentes de los requeridos por el Formulario I-9 para establecer su identidad y autorización de empleo;
• Solicitar que alguien presente un documento en particular, como un Formulario I-551, Tarjeta de Residente Permanente, para establecer su identidad y/o autorización de empleo; y
• Rechazar documentos que razonablemente parezcan ser genuinos y que se relacionen con la persona que los presenta.

Estas prácticas pueden constituir prácticas documentales desleales si se cometen a base de la ciudadanía, el estatus migratorio u origen nacional.

Discriminación por Estatus de Ciudadanía

La discriminación por estatus de ciudadanía o inmigración ocurre cuando un empleador trata a una persona de manera diferente al momento de contratar, despedir o reclutar debido a la ciudadanía o estatus migratorio real o percibido de la persona. INA prohíbe este tipo de discriminación cuando el empleador tiene cuatro o más empleados. Los asilados, los refugiados, los residentes permanentes legales recientes, los ciudadanos estadounidenses y los nacionales estadounidenses están protegidos de este tipo de discriminación.

Nota: Hay situaciones limitadas en las que un empleador puede tener en cuenta la ciudadanía o el estatus migratorio de una persona, como cuando una ley, orden ejecutiva, reglamento o contrato gubernamental requiere que los empleadores limiten una posición a un estatus de ciudadanía en particular. Esto es raro y no aplica a la gran mayoría de los trabajos.

Discriminación por Origen Nacional

La discriminación por origen nacional generalmente ocurre cuando un empleador trata a alguien de manera diferente al contratar, despedir o reclutar debido al origen nacional de la persona. El origen nacional de una persona puede relacionarse con muchas cosas, como el lugar de nacimiento, el país de origen, la etnia, la ascendencia, el idioma nativo, el acento o la percepción de que se ven o suenan “extranjeros”. La prohibición de discriminación por origen nacional de INA, impuesta por IER, generalmente aplica a empleadores con de 4 a 14 empleados y protege a todas las personas autorizadas para el empleo. La EEOC generalmente tiene jurisdicción sobre las reclamaciones de origen nacional que involucran a empleadores con 15 o más empleados, independientemente del estatus de autorización de empleo de las víctimas de discriminación. La EEOC también proteje contra la discriminación en otros aspectos del empleo, incluidos los términos o condiciones.

Represalias

Un empleador u otra entidad cubierta no puede intimidar, amenazar, coaccionar o tomar represalias contra una persona porque dicha persona haya participado en una actividad protegida, como cuando alguien:

• Presenta una denuncia (una queja formal) ante IER;
• Participa en una investigación o demanda de IER;
• Se opone a una acción que pueda ser discriminatoria en virtud de INA; o
• Defiende los derechos de otra persona en virtud de las disposiciones contra la discriminación de INA.

Puede encontrar más información sobre cómo evitar la discriminación en www.justice.gov/IER.

El Título VII cubre a todos los empleadores privados, gobiernos estatales y locales e instituciones educativas que emplean a 15 o más empleados durante 20 o más semanas durante el año calendario anterior o en curso y prohíbe la discriminación ilegal en todos los aspectos del empleo, incluidos, entre otros, la contratación y el despido, así como los procesos del Formulario I-9 e E-Verify.

Debe tratar a las personas por igual al verificar la autorización de empleo y la identidad.

Por ejemplo:

• No actúe en contra de las reglas o requisitos debido al origen nacional, la ciudadanía o el estatus migratorio de alguien. Debe permitir que cada persona elija qué documentos presentar de las Listas de Documentos Aceptables. Por ejemplo, no puede solicitar que los ciudadanos no estadounidenses presentan documentos emitidos por DHS. Tanto los ciudadanos estadounidenses como los no estadounidenses pueden presentar una licencia de conducir (Lista B) y una tarjeta de Seguro Social sin restricciones (Lista C) para establecer su identidad y autorización de empleo si lo desean. Sin embargo, debe rechazar los documentos que no parezcan razonablemente genuinos o que no estar relacionados con la persona que los presenta, independientemente de su estatus de ciudadanía u origen nacional.
• No intente ver los documentos de verificación de elegibilidad de empleo antes de contratar a un empleado o hacer que complete el Formulario I-9 antes de la contratación porque se vea o suene “extranjero”, o porque declare que no es ciudadano estadounidense.
• No se niegue a aceptar un documento ni se niegue a contratar a alguien porque su documento tenga una fecha de vencimiento futura.
• No solicite documentos específicos de alguien para crear un caso de E-Verify o debido a una no confirmación tentativa de E-Verify (discrepancia).
• No pida que alguien cree un caso de autoverificación y/o proporcione pruebas de que confirmó la elegibilidad de empleo con autoverificación.
• No espere que alguien que presentó una Tarjeta de Residente Permanente vigente presente un nuevo documento cuando caduque la Tarjeta de Residente Permanente.
• No solicite documentos específicos para la reverificación. Por ejemplo, debe permitir que un empleado que presentó un Formulario I-766, Documento de Autorización de Empleo, vigente durante la verificación inicial, presente cualquier documento de la Lista A o C durante la nueva verificación.
• No limite trabajos a ciudadanos estadounidenses u otros Estados a menos que la ciudadanía estadounidense es requerida para el puesto específico por ley, reglamento, orden ejecutiva, o contrato del gobierno federal, estatal o local.

Si realiza alguna de las acciones anteriores en función de la ciudadanía, el estatus migratorio o el origen nacional de un trabajador, sus acciones podrían violar las leyes federales de discriminación.

Sección de Derechos de Inmigrantes y Empleados (IER)

Una persona, o alguien que actúe a nombre de una persona, puede presentar una denuncia por discriminación ante IER dentro de 180 días posteriores al presunto acto discriminatorio.

Si alguien presenta una denuncia contra usted como empleador, IER enviará una carta dentro de 10 días para notificarle sobre la denuncia y comenzará su investigación. Si se niega a cooperar con la investigación, IER puede obtener una citación para obligarlo a presentar la información y los documentos solicitados o a comparecer para una entrevista de investigación o deposición.

Disposiciones de la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC)

Un solicitante, empleado o exempleado, o cualquier persona, organización o agencia que presente una declaración a nombre de dicha persona, que crea que se ha producido una discriminación laboral ilegal por motivos de raza, color, origen nacional, religión, género (incluido el embarazo, orientación sexual o la identidad de género), edad (40 años o más), discapacidad, información genética o represalias, puede presentar una denuncia ante la EEOC. En general, se debe presentar una denuncia ante la EEOC dentro de 180 días calendario a partir de la fecha de la presunta discriminación. Para las denuncias relacionadas con motivos de raza, color, origen nacional, religión, género, discapacidad o información genética, este plazo de presentación de 180 días se extiende a 300 días si a una agencia estatal o local le aplica una ley que prohíbe la discriminación en el empleo sobre la misma base. Para las denuncias de discriminación por edad, el plazo de presentación de 180 días solo se extiende a 300 días si existe una ley estatal que prohíba la discriminación por edad en el empleo y una agencia o autoridad estatal que haga cumplir esa ley.

La EEOC le notificará al empleador dentro de un plazo de 10 días si una persona ha presentado una denuncia. Una denuncia no constituye un hallazgo de que usted cometió actos de discriminación ilegal. La EEOC tiene autoridad para investigar si existe una causa razonable para creer que se produjo una discriminación ilegal.

Si una investigación revela que usted participó en prácticas de empleo injustas relacionadas con la inmigración bajo INA, IER puede presentar una demanda. La parte acusadora también puede presentar una demanda. Los acuerdos o demandas pueden resultar en uno o más pasos correctivos, que incluyen:

• Contratar o reincorporar, con o sin pago atrasado, a una persona que fue directamente afectada por la discriminación;
• Eliminar una revisión de desempeño o advertencia falsa del registro personal de un empleado;
• Publicar avisos a los empleados sobre sus derechos y sus obligaciones, y / o
• Educar a todo el personal involucrado en los procesos de reclutamiento, contratación e incorporación, acerca de los procedimientos adecuados para verificar la elegibilidad de empleo de una persona y cumplir con las leyes contra la discriminación.

El tribunal puede otorgar honorarios de abogados a las partes prevalecientes, lo que no incluye al gobierno de Estados Unidos, bajo ciertas circunstancias.

Si viola la disposición antidiscriminatoria de INA, se le puede ordenar que pague una multa civil de dinero. Para obtener más información sobre penalidades civiles, comuníquese con IER.

Si la EEOC determina que ha cometido un acto de discriminación por origen nacional u otra discriminación prohibida bajo el Título VII u otra ley federal, se le puede ordenar que suspenda la práctica prohibida y que tome uno o más pasos correctivos, que incluyen:

• Contratación, reincorporación o promoción con pagos atrasados, beneficios y antigüedad retroactiva;
• Publicar avisos a los empleados sobre sus derechos y sus obligaciones, y / o
• Eliminar información incorrecta, como una advertencia falsa, del registro personal de un empleado.

Bajo el Título VII, los daños compensatorios también pueden estar disponibles cuando la EEOC determina que hubo discriminación intencional. Los daños pueden compensar las pérdidas monetarias actuales y futuras, así como angustias mentales y las molestias. Los daños punitivos pueden estar disponibles si actuó con malicia o indiferencia imprudente.

Un tribunal también puede exigirle que pague los honorarios de abogados, honorarios de testigos expertos y costos judiciales.

Para obtener más información sobre la discriminación basada en el origen nacional, la ciudadanía o el estatus migratorio, comuníquese con la línea directa para empleadores de IER al 800-255-8155 (TTY para personas sordas o con dificultades auditivas: 800-237-2515), abierto de lunes a viernes, de 9 a.m. a 5 p.m. hora del este; o visite su sitio web en justice.gov/ier.

Para obtener más información sobre el Título VII y las políticas y procedimientos de la EEOC, llame al 800-669-4000 (TTY para personas sordas o con dificultades auditivas: 800-669-6820) o visite el sitio web de la  EEOC.

Sanciones Civiles por Empleo Ilegal

DHS considera que usted contrató a sabiendas a un no ciudadano que no está autorizado si, después del 6 de noviembre de 1986, acuerda, renegocia o extiende un contrato o subcontrato para obtener la mano de obra de un no ciudadano que sabe que no está autorizado para trabajar en Estados Unidos.

DHS o un juez de derecho administrativo pueden imponer sanciones si una investigación revela que usted contrató o continuó empleando a sabiendas a un no ciudadano que no está autorizado, o no cumplió con los requisitos de verificación de elegibilidad de empleo con respecto a los empleados contratados después del 6 de noviembre de 1986.

DHS emitirá un Notificación de Intención de Multa (NIF) cuando tenga la intención de imponer sanciones. Si recibe un NIF, puede solicitar una audiencia ante un juez de derecho administrativo. Si DHS no recibe su solicitud de audiencia dentro de 30 días, DHS impondrá la sanción y emitirá una orden final, que no se puede apelar.

Contratar o seguir empleando a no ciudadanos que no están autorizados

Si DHS o un juez de derecho administrativo determina que usted ha contratado a sabiendas a no ciudadanos que no están autorizados (o continúa empleando a no ciudadanos sabiendo que están o no tienen autorización para trabajar en Estados Unidos), pueden ordenarle que cese y desista de dicha actividad y que pague una multa civil monetaria por cada infracción.

Incumplimiento con los requisitos del Formulario I-9

Si no completa, retiene y/o pone a disposición los Formularios I-9 de manera adecuada para su inspección según lo exige la ley, puede enfrentar multas monetarias civiles por cada infracción. Al determinar el monto de la multa, DHS considera:

• El tamaño de su empresa;
• Su buena fe;
• La gravedad de la violación;
• Si el persona era un no ciudadano que no estaba autorizado; y
• El historial de sus infracciones anteriores, si las hubiese.

Exigir indemnización

Si un juez de derecho administrativo determina que usted requirió que un empleado pagara una multa o  indemnización porque que se le encontró responsable de violar las leyes de sanciones al empleador, el juez podría ordenarle que pague una multa civil monetaria por cada fianza o indemnización que requirió, así como devolver la fianza o la indemnización, ya sea a la persona a quien se la pidió o, si no puede localizar a esa persona, al Tesoro de Estados Unidos.

Sanciones por infracciones repetidas

Si el fiscal general tiene motivos razonables para creer que usted participó en un patrón o práctica de empleo, reclutamiento o referido que viola la sección 274A (a)(1)(A) o (2) de INA (que se puede encontrar en 8 U.S.C. 1324a (a)(1)(A) o (2)), podría iniciar una acción civil en el Tribunal de Distrito de Estados Unidos competente para solicitar una reparación, incluida una orden judicial permanente o temporal, una orden de cese y desista u otra orden contra usted o su empresa. Un patrón o práctica es participar en actividades regulares, repetidas e intencionales, pero no incluye actos aislados, esporádicos o accidentales.

Defensa de buena fe

Si puede demostrar que, de buena fe, cumplió con los requisitos del Formulario I-9, es posible que haya establecido una defensa de “buena fe” con respecto a un cargo de contratar a sabiendas a un no ciudadano que no está autorizado, a menos que el gobierno pueda demostrar que usted tenía conocimiento real de que el empleado no estaba autorizado para trabajar.

Un intento de buena fe de cumplir con los requisitos de papeleo de la sección 274A(b) de INA puede ser adecuado, a pesar de un incumplimiento técnico o de procedimiento, a menos que no corrija una infracción dentro de 10 días posteriores a la notificación de DHS.

Sanciones penales por empleo ilegal

Participar en un patrón o práctica de contratar o continuar empleando a sabiendas a no ciudadanos que no están autorizados

Si usted o su empresa son declarados culpables de haber participado en un patrón o práctica de contratar a sabiendas a no ciudadanos que no están autorizados (o de seguir empleando a no ciudadanos a sabiendas de que están o han dejado de estar autorizados a trabajar en Estados Unidos) después del 6 de noviembre de 1986, pueden enfrentar multas y/o condenas de seis meses de prisión.

Cometer fraude o declaraciones falsas, o hacer el uso indebido de visas, permisos de inmigración y documentos de identidad

Usted puede ser multado y/o encarcelado por hasta cinco años si:

• Hace una declaración o certificación falsa para satisfacer los requisitos de verificación de elegibilidad de empleo;
• Utiliza documentos de identificación o de autorización de empleo fraudulentos; o
• Utiliza documentos expedidos legalmente a otra persona.

Otras leyes penales federales pueden conllevar penas más elevadas en determinados casos de fraude.

Fraude de documentos civiles

Si una investigación de DHS revela que usted ha cometido o participado a sabiendas en actos relacionados con el fraude de documentos, DHS puede tomar medidas. DHS emitirá una NIF cuando tenga intención de imponer sanciones. Si recibe un NIF, puede solicitar una audiencia ante un juez de derecho administrativo. Si DHS no recibe una solicitud de audiencia en un plazo de 30 días, impondrá la sanción y dictará una orden final, que es definitiva y no puede ser apelada.

Si DHS o un juez de derecho administrativo consideran que usted ha infringido el artículo 274C de la INA, pueden ordenarle que cese y desista de dicha conducta y que pague una sanción monetaria civil.

Las ilustraciones no reflejan el tamaño real de los documentos.

Pasaporte estadounidense

El Departamento de Estado de Estados Unidos emite el pasaporte estadounidense a los ciudadanos estadounidenses y nacionales no ciudadanos. Una pequeña cantidad de versiones que aún están en circulación podrían ser diferentes a las versiones principales que se muestran aquí.

Portada e interior del pasaporte de Estados Unidos en vigor

Tarjeta de pasaporte estadounidense

El Departamento de Estado empezó a expedir la tarjeta de pasaporte en julio de 2008. La tarjeta de pasaporte es una tarjeta de tamaño cartera que sólo puede utilizarse para viajar por tierra y mar entre Estados Unidos y Canadá, México, el Caribe y las Bermudas.

Anverso y reverso de la tarjeta de pasaporte

Formulario I-551, Tarjeta de Residente Permanente (Tarjeta Verde)

Para reducir el riesgo de fraude y falsificación, USCIS rediseña la Tarjeta de Residente Permanente (PRC) de cada tres a cinco años. La introducción de nuevos diseños de tarjetas no significa que las tarjetas con diseños anteriores no sean válidas. Tanto las tarjetas actuales como las anteriores siguen siendo válidas hasta la fecha de caducidad que figura en la tarjeta (a menos que se indique lo contrario, por ejemplo, mediante una prórroga automática del período de validez de un RPC como se indica en un Formulario I-797, Notificación de Acción, o en una Notificación del Registro Federal). Estas tarjetas también se conocen como “Tarjetas Verde.”

Formulario I-551 actual, anverso y reverso

USCIS comenzó a emitir esta versión de la Tarjeta de Residente Permanente el 30 de enero de 2023. Es posible que algunas tarjetas emitidas después de esa fecha aún muestren el diseño anterior, ya que USCIS utiliza las tarjetas existentes hasta que se agoten. Esta versión contiene la foto del portador en el anverso y el reverso, el nombre, el número USCIS/A, la fecha de nacimiento y la fecha de caducidad de la tarjeta, junto con ilustraciones actualizadas de la Estatua de la Libertad, imágenes holográficas en el anverso y el reverso de la tarjeta, una nueva función de revelado de capas con una ventana parcial en el recuadro de la foto del reverso y campos de datos que aparecen en lugares diferentes que en versiones anteriores.

Formulario I-551 anterior, anverso y reverso

A partir del 1 de mayo de 2017, USCIS emitió esta versión del Formulario I-551, que contiene la foto del portador en el anverso y reverso, nombre, Número/A de USCIS, fecha de nacimiento, huella dactilar grabada con láser y fecha de caducidad de la tarjeta. Esta tarjeta no lleva firma ni banda negra en el reverso.

Formulario I-551 antiguo, anverso y reverso

USCIS comenzó a emitir esta versión del Formulario I-551 en mayo de 2010. Este rediseño cambió el color de la tarjeta a verde. La tarjeta contiene la foto del portador, su nombre, su número/A de USCIS, su fecha de nacimiento, su huella dactilar grabada con láser y la fecha de caducidad de la tarjeta. El número USCIS/A también se encuentra en el reverso de la tarjeta.

Estas tarjetas pueden contener o no una firma. No es necesaria la firma para que la tarjeta sea aceptable a efectos del Formulario I-9.

Formulario I-551 antiguo, frontal y reverso

Formulario I-766, Documento de Autorización de Empleo

USCIS comenzó a emitir este diseño del Documento de Autorización de Empleo (EAD) el 30 de enero de 2023. Es posible que algunas tarjetas emitidas después de esa fecha sigan mostrando el diseño anterior porque USCIS utiliza las tarjetas actuales hasta que se agoten. Tanto el EAD actual como el anterior seguirán siendo válidos hasta la fecha de caducidad que figure en la tarjeta (salvo que se indique lo contrario, por ejemplo, mediante una prórroga automática del periodo de validez del EAD, como se indica en un Formulario I-797, Notificación de Acción, o en una Notificación del Registro Federal).

Esta versión contiene la foto del portador en el anverso y el reverso, el nombre, el número USCIS, la fecha de nacimiento y la fecha de caducidad de la tarjeta, junto con ilustraciones actualizadas de la Estatua de la Libertad, imágenes holográficas en el anverso y el reverso de las tarjetas, una nueva función de revelado de capas con una ventana parcial en el recuadro de la foto del reverso y campos de datos que aparecen en lugares diferentes que en versiones anteriores.

Las tarjetas pueden contener una de las siguientes anotaciones debajo de la fecha de caducidad:

• “No válido para el reingreso a Estados Unidos”;
• “Válido para el reingreso a Estados Unidos”; o
• “Sirve como permiso de permanencia I-512”.

EAD actual, anverso y reverso

EAD anterior, anverso y reverso

Pasaporte extranjero con sello I-551 o MRIV

USCIS utiliza un sello I-551 (ADIT) o una anotación temporal I-551 impresa en una visa de inmigrante de lectura mecánica (MRIV) para indicar una prueba temporal de residencia permanente legal. A veces, si no se dispone de pasaporte extranjero, USCIS colocará el sello I-551 en un Formulario I-94 y adjuntará una fotografía del portador al formulario. Este documento se considera un recibo.

Pasaporte extranjero no caducado con sello I-551

El formulario temporal I-551 MRIV acredita la condición de residente permanente durante un año a partir de la fecha de admisión.

Anotación temporal I-551 impresa en una visa de inmigrante de lectura mecánica (MRIV)

Formulario I-20 acompañado del Formulario I-94

Para la formación práctica curricular, los estudiantes no inmigrantes F-1 con un Formulario I-94, Registro de Entrada/Salida, también deben tener el Formulario I-20, Certificado de Elegibilidad para Estudiantes No Inmigrantes, endosado con autorización de empleo por el oficial escolar designado. USCIS expide un EAD a todos los estudiantes F-1 autorizados para la formación práctica opcional (OPT) y a los estudiantes M-1 autorizados para la formación práctica. Consulte la Sección 7.4.2, Estudiantes No Inmigrantes F-1 y M-1, para obtener más información sobre el Formulario I-20.

Formulario I-20 acompañado del Formulario I-94

Consulte el Formulario I-94 a continuación.

Formulario DS-2019 acompañado del Formulario I-94

Los visitantes de intercambio no inmigrantes J-1 deben tener un Formulario I-94, Registro de Entrada/Salida, acompañado de un Formulario DS-2019, Certificado de Elegibilidad al Estatus de Visitante de Intercambio (J-1), vigente, expedido por el Departamento de Estado de Estados Unidos, en el que se especifique el patrocinador. Los estudiantes de intercambio J-1 también necesitan una carta de su oficial responsable en la que se autoriza su empleo. Consulte la Sección 7.4.1, Visitantes de intercambio (J-1), para más información sobre 

DS-2019 acompañado del Formulario I-94

Vea el Formulario I-94 a continuación.

Formulario I-94, Registro de Entrada/Salida

CBP y USCIS expiden el Formulario I-94, Registro de Entrada/Salida, a los no inmigrantes. Este documento indica la clase de admisión del portador, la fecha de entrada y la fecha de expiración de su estatus de inmigrante. Generalmente, los empleados lo descargan de cbp.gov. Si un empleado presenta un Formulario I-94 impreso, puede mostrar una fecha sellada o escrita a mano. Pueden presentar el Formulario I-94 con documentos que el Formulario I-9 especifica que son válidos como combinación de documentos, como el Formulario I-94 presentado con un pasaporte extranjero, y el Formulario DS-2019 o el Formulario I-20.

Formulario I-94 electrónico

Formulario I-94, Registro de Entrada/Salida

Pasaporte de los Estados Federados de Micronesia y la República de las Islas Marshall

En 2003, se modificaron los Pactos de Libre Asociación (CFA) entre Estados Unidos y los Estados Federados de Micronesia (EFM) y la República de las Islas Marshall (RMI) para permitir a los ciudadanos de estos países trabajar en Estados Unidos sin necesidad de obtener un EAD.

A efectos del Formulario I-9, los ciudadanos de estos países pueden presentar pasaportes de los EFM o de la RMI acompañados de un Formulario I-94 que indique la admisión como no inmigrante en virtud del CFA, que son documentos aceptables de la Lista A. La anotación exacta en el Formulario I-94 puede variar y está sujeta a cambios. La anotación en el Formulario I-94 suele indicar “CFA/FSM” para un ciudadano de los EFM y “CFA/MIS” para un ciudadano de la RMI.

Pasaporte de los Estados Federados de Micronesia y la República de las Islas Marshall

Las ilustraciones no reflejan el tamaño real de los documentos.

Permiso de conducir expedido por el estado

El permiso de conducir puede ser expedido por cualquier estado o territorio de Estados Unidos (incluidos el Distrito de Columbia, Puerto Rico, las Islas Vírgenes de Estados Unidos, Guam, Samoa Americana y la Mancomunidad de las Islas Marianas del Norte) o por una autoridad gubernamental canadiense. Puede aceptar un permiso de conducir si contiene una fotografía o, contienen caso contrario, si incluye datos identificativos como el nombre, la fecha de nacimiento, el género, la estatura, el color de ojos y la dirección.

Algunos estados pueden poner anotaciones restrictivas en sus licencias. A efectos del Formulario I-9, puede aceptar estas licencias.

Licencia de conducir de Mississippi

Documento de identidad expedido por un estado

El documento de identidad puede ser expedido por cualquier estado (incluidos el Distrito de Columbia, Puerto Rico, las Islas Vírgenes de Estados Unidos, Guam, Samoa Americana y la Mancomunidad de las Islas Marianas del Norte) o administración local. Puede aceptar un documento de identidad si contiene una fotografía o, en caso contrario, si incluye datos identificativos como el nombre, la fecha de nacimiento, el género, la estatura, el color de ojos y la dirección.

Algunos estados pueden poner anotaciones restrictivas en sus documentos de identidad. A efectos del Formulario I-9, puede aceptar estas tarjetas.

Documento de Identidad de Mississippi

Las ilustraciones no reflejan el tamaño real de los documentos.

Tarjeta de Seguro Social de Estados Unidos

La Administración del Seguro Social (SSA) expide las tarjetas del Seguro Social de Estados Unidos (aunque el Departamento de Salud y Servicios Humanos de Estados Unidos expedía versiones anteriores). La SSA expide tarjetas de la Seguro Social sin restricciones a los ciudadanos estadounidenses y a las personas admitidas legalmente en Estados Unidos con carácter permanente. Esta tarjeta muestra un nombre y un número de Seguro Social y permite a la persona trabajar sin restricciones para cualquier empleador. Se aceptan tarjetas plastificadas, pero no reproducciones de metal o plástico.

Tarjeta del Seguro Social de Estados Unidos aceptable

Tarjetas del Seguro Social no aceptables

No puede aceptar una tarjeta del Seguro Social restringida para el Formulario I-9. Si su empleado presenta una tarjeta restringida del Seguro Social, pídale que utilice un documento distinto de la Lista C o un documento de la Lista A. La SSA expide tarjetas restringidas del Seguro Social a personas presentes en Estados Unidos de forma temporal. Esta tarjeta muestra un nombre y un número del Seguro Social y está sellada con una de las siguientes restricciones:

• “VÁLIDO PARA TRABAJO SÓLO CON AUTORIZACIÓN DE DHS” (Vea el ejemplo a continuación)
• “VÁLIDO PARA TRABAJAR SÓLO CON AUTORIZACIÓN DE INS”
• “NO VÁLIDO PARA EL EMPLEO”

Certificados de nacimiento expedidos por el Departamento de de Estados Unidos

Estos documentos pueden variar respecto al color y al papel utilizado. Todos incluirán un sello en relieve de la oficina que expidió el documento, y pueden contener una marca de agua y una impresión en relieve.

F-545, Certificación de nacimiento en el extranjero, expedido por Departamento de Estado de Estados Unidos

DS-1350, Certificación de declaración de nacimiento, expedida por Departamento de Estado de Estados Unidos

FS-240, Informe consular de nacimiento en el extranjero, expedido por Departamento de Estado de Estados Unidos 

Certificado de Nacimiento

Sólo puede aceptar un original o copia certificada de un certificado de nacimiento expedido por un estado, condado, autoridad municipal o posesión periférica de Estados Unidos que lleve un sello oficial. Las versiones variarán según el estado y el año de nacimiento.

Sólo puede aceptar un certificado de nacimiento de Puerto Rico expedido a partir del 1 de julio de 2010.

Certificado de Nacimiento

Documento Tribal de Indio Americano (sin imagen) 

Formulario I-197, Tarjeta de Identificación de Ciudadano Estadounidense

El antiguo Servicio de Inmigración y Naturalización expedía el Formulario I-197 a los ciudadanos naturalizados de Estados Unidos. Esta tarjeta no tiene fecha de caducidad y es válida indefinidamente.

Formulario I-197, Tarjeta de Identificación de Ciudadano Estadounidense

Formulario I-179, Tarjeta de Identificación para uso de Ciudadano Residente en Estados Unidos

INS expedía los formularios I-179 a los ciudadanos estadounidenses residentes en Estados Unidos. Esta tarjeta no tiene fecha de caducidad y es válida indefinidamente.

Formulario I-179, Tarjeta de Identificación para Uso de Ciudadano Residente en Estados Unidos

Documento de Autorización de Empleo expedido por el Departamento de Seguridad Nacional (DHS) (documento de la lista C #7)

Algunos documentos de autorización de empleo expedidos por DHS incluyen, entre otros:

• Formulario I-94 Registro de Entrada/Salida expedido a los asilados o a los no inmigrantes autorizados para trabajar (por ejemplo, los no inmigrantes H-1B) debido a su estatus de inmigrante.
• Formulario I-571, Documento de Viaje para Refugiado
• Un Formulario I-327, Permiso de Reingreso, en vigor
• Formulario N-560, Certificado de Ciudadanía estadounidense o Formulario N-561, Certificado de Ciudadanía sustituto
• Formulario N-550, Certificado de Naturalización o Formulario N-570, Certificado de Naturalización sustituto
• Un Formulario I-797 expedido a un residente condicional puede ser un documento aceptable de la Lista C en combinación con su Formulario I-551 caducado.

El centro de contacto del Formulario I-9 puede ayudarle con preguntas sobre los documentos expedidos por DHS.